Машиночитаемые доверенности (МЧД)

С 2022 года (согласно поправки в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ ) меняются правила использования сертификатов электронной подписи в организациях. Государство начинает процесс внедрения машиночитаемых доверенностей (МЧД), которые станут необходимыми для бизнеса при работе с ЭДО.

С 1 января 2023 года становится обязательным использование МЧД (машиночитаемой доверенности) в сочетании с электронной подписью физического лица.

Переходный период достаточно короткий, поэтому давайте разбираться в нововведениях уже сейчас.

Что такое МЧД

Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это электронная доверенность на имя сотрудника компании или любого её представителя, необходимая для подтверждения полномочий при подписании электронных документов. Документ содержит данные о доверителе (организация, которая выдала доверенность), доверенном лице (физическое лицо, которое уполномочено совершать действие) и полномочиях. МЧД необходимо передавать вместе с каждым документом, который был подписан сертификатом физического лица.

Выдать МЧД сотруднику может представитель, действующий без доверенности, например руководитель организации или индивидуальный предприниматель.
С помощью МЧД компания передаёт часть полномочий своему сотруднику без дополнительного заверения у нотариуса. Директор наделяет сотрудника правом подписывать электронные документы от имени компании. Таким работником в компании может быть бухгалтер, секретарь или менеджер по закупкам — человек, которому чаще всего необходимо ставить подписи от лица организации или доверенный работник, ответственный за использование ЭДО в компании.

Требования к МЧД

Требования к машиночитаемым доверенностям определены приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 № 858, где закреплён формат xml. Он повсеместно используется для электронных документов при взаимодействии с налоговой службой и контрагентами.

Подписывать МЧД нужно усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) ЮЛ/ИП. Если документ о полномочиях нужно отправить в информационную систему без автоматической обработки, то можно хранить документ в pdf-формате.

В соответствии с приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857, создавать доверенность необходимо в электронном виде в формате xml. Тот же приказ Минцифры описывает информацию, которую необходимо указать в документе:

• наименование и номер;
• сведения о доверителе для физлица или ИП;
• сведения о доверителе для российского и иностранного юрлица;
• сведения о представителе;
• дату совершения и срок действия;
• перечень полномочий с идентификаторами по классификатору;
• идентифицирующие сведения об информационной системе для проверки данных о досрочном прекращении действия;
• усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП);
• возможность передоверия.

Что изменится в процессах

С 2022 года руководители и ИП получают КЭП только в налоговой и ее доверенных УЦ. А сотрудники организаций могут выпускать эл.подпись на юрлицо для своей организации в коммерческих АУЦ только предоставив доверенность от руководителя в бумажном виде.

Поправки в Федеральном законе № 63-ФЗ изменили привычный порядок.

С 1 января 2023 года сотрудники должны получать сертификаты ЭП физлица, в которых указаны только их данные и не будет реквизитов организации. Сертификат электронной подписи физлица является персональным. Это значит, что работник может использовать его не только в рабочих, но и личных целях. Но подписывать документы в организации им не получится — такую подпись не примут ФНС, ФСС и другие органы.

Чтобы подтвердить полномочия и сохранить юридическую значимость документа, компании будут применять машиночитаемую доверенность (МЧД), подписанную руководителем. При обработке электронного документа в компании работник будет прикладывать к нему сертификат ЭП и МЧД.

Для чего вводится МЧД?

Предполагается, что нововведение позволит освободить владельца подписи юридического лица – например, генерального директора или главного бухгалтера – от некоторой рутинной работы, связанной с подписанием электронных документов. Руководитель также сможет ограничить использование УКЭП сотрудника юрлица в пределах полномочий МЧД, что ранее было недоступно.

Он сможет не передавать свой токен сотруднику (что расценивается как его компрометация), а выдать электронную доверенность. Это будет актуально для заключения договоров, визирования актов или отчётов – в той части, где эти задачи можно доверить заместителю директора, рядовому бухгалтеру, юрисконсульту или даже менеджеру по продажам.

Поскольку доверенность выдается на физлицо – сотрудника компании – нужно контролировать доступы и, например, при увольнении работника вовремя аннулировать МЧД. Это позволит избежать возможных рисков неправомерного использования УКЭП.

Основной вопрос заключается в том, что внедрение МЧД ещё только в начальное стадии, до конца не определены детали и процессы, нормативные акты. В них могут быть внесены изменения, за которыми нужно следить. Это вынуждает организации, заинтересованные в использовании МЧД, заранее готовиться к их повсеместному запуску, например, обращаясь за консалтингом к операторам ЭДО. Если пропустить этот подготовительный этап, есть риск столкнуться со сложностями при начале массового применения МЧД.

Сроки внедрения МЧД

Глобальный переход на новые требования Федерального закона № 63-ФЗ был назначен на 1 января 2023 года.

Для более мягкой миграции на МЧД бизнесу дан переходный период.

• С 1 марта 2022 года компании могут использовать сертификаты УКЭП физлиц вместе с МЧД. Также до 31 декабря 2022 года разрешается использовать сертификаты УКЭП юрлиц, в которых прописаны их личные данные и сведения об организации. Налоговая разрешает использовать и новую, и старую схемы одновременно.
• С 1 января 2023 года новая схема работы с применением УКЭП физлица и МЧД может стать основной для всех. Госорганы ещё могут уточнить финальный вид, определив обязательность для некоторых процессов, например, при взаимодействии с ФНС.

Перенесут ли сроки наступления обязательного использования МЧД – неизвестно.

У организаций и их руководителей есть время подготовиться к работе с электронными подписями и доверенностями по новым требованиям. За 2022 год компаниям важно успеть внести доработки в учетные системы и скорректировать бизнес-процессы. По ожиданиям специалистов, в начале 2022 года будет сформирована полноценная нормативно-правовая база для применения машиночитаемых доверенностей.

Если вы работаете с одним из операторов ЭДО, следует обратиться к нему для получения дополнительной информации и помощи по переходу на МЧД.

Будут ли действовать старые сертификаты ЭП после 2022 года?

Все сертификаты ЭП юрлица, выданные сотрудникам в 2022 году, должны будут прекратить свое действие 31 декабря 2022 года. Руководители в 2022 году тоже смогут работать со старыми сертификатами, а новые должны получать уже в УЦ ФНС или ее доверенных УЦ.

Что такое классификатор полномочий в МЧД?

Полномочия в МЧД — это действия, которыми руководитель наделяет своего представителя для работы с документами. По классификатору руководитель сможет быстро назначать необходимые права для работы с документами должностному лицу.

Требования и порядок формирования к этому списку прописаны в приказе Минцифры от 18.08.2021 № 856. Сведения о полномочиях будут передавать для хранения в информационную систему головного удостоверяющего центра, фиксируя уникальный идентификатор, название и дату включения в классификатор. Получить сведения заинтересованные лица смогут на портале Госуслуг.

Может ли МЧД быть в бумажном виде?

Именно машиночитаемая доверенность — нет. По-другому ее называют электронной как раз потому, что ее необходимо хранить не на бумаге. МЧД планируют прикреплять к документу вместе с сертификатом ЭП. Поэтому электронное хранение доверенности целесообразно.

Бумажную доверенность с электронными документами можно использовать как минимум до того момента, пока не наступит период обязательного применения МЧД — 1 марта 2022 года. Также полномочия подписанта могут быть прописаны в учетной политике компании.

Тем не менее эксперты не исключают вариант, что доверенность на бумаге могут запретить для применения в ЭДО. Необходимо ждать выпуска соответствующих нормативно-правовых актов.

 

Диадок поддержит работу с МЧД

 

С 1 марта мы запускаем использование МЧД в экспериментальном режиме. Те компании, которые уже сейчас намерены перейти на машиночитаемые доверенности, смогут подписывать документы в Диадоке и передавать информацию о МЧД. Напомним, что обязательным переход на МЧД при использовании электронной подписи физического лица станет только с 2023 года.

Где можно выпустить машиночитаемую доверенность

Создать и подписать МЧД можно в экспериментальном сервисе ФНС


У Контура запущен новый сервис Контур.Доверенность

Доверенность в сервисе может выпустить руководитель (управляющий организации) или сотрудник.

Для начала работы руководитель отправляет приглашения из сервиса сотрудникам.

Если сотрудник сам создает доверенность, процесс выпуска доверенности выглядит следующим образом:

1. Сотрудник формирует доверенность и отправляет ее на подпись директору.
2. Руководитель подписывает доверенность.
3. Сотрудник может скопировать номер доверенности или скачать саму доверенность.

Если доверенность выпускает управляющий (заместитель), то руководитель ее подписывает, и только после этого доверенность станет доступна сотруднику.
Или руководитель сам может сразу создать доверенность, тогда сотрудник сможет скопировать ее номер или скачать доверенность.

В каждом случаем доверенность регистрируется в информационном сервисе ФНС.

Подробнее, как пользоваться сервисом Контур.Доверенность читайте здесь >>>

МЧД для отчетности

Для отчетности в налоговые органы МЧД уже работает (приказ ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@). Она может использоваться в схеме с уполномоченным представителем вместо бумажной доверенности.

Раньше, когда отчетность в ФНС отправлял уполномоченный представитель, система автоматически прикрепляла к каждому отчету сообщение о представительстве. Сейчас будет так же, только в сообщении о представительстве будут данные не бумажной доверенности, а МЧД.

В переходный период действует и старая, и новая схема работы.

Оформлять МЧД нужно один раз до сдачи отчетности. Подписать ее должен руководитель организации своей усиленной квалифицированной подписью. Принятую МЧД можно в любой момент отозвать.

На примере Экстерна, посмотрим, как сейчас строится работа с МЧД. Заполнить МЧД можно, перейдя к редактированию реквизитов организации. Подписантом нужно выбрать сотрудника или обслуживающую бухгалтерию, затем отметить, что доверенность будет электронной, и кликнуть «Заполнить». Когда вы внесете в МЧД все нужные реквизиты, вы можете отправить файл на подпись руководителю по электронной почте. Подписанную МЧД нужно отправить в налоговую. Когда от ФНС придет положительный ответ, с этой МЧД можно будет сдавать отчетность.

Для отчетности в ФСС схема МЧД тоже проработана и в ближайшее время будет запущена. Нормативные документы по МЧД размещены на портале ФСС.

Напомним, что ФСС требует бумажную доверенность, если ИНН в сертификате, которым вы подписываете отчет, не совпадает с ИНН страхователя. Бумажную доверенность нужно было загружать на портал ФСС, и система обращалась к ней, если видела, что отчет подписал не сам страхователь.

В схеме с МЧД все будет почти так же: до отчетности нужно будет отправить в фонд МЧД, а затем при отправке отчетов нужно будет указывать идентификатор этой принятой фондом МЧД. Экстерн будет указывать этот идентификатор автоматически.

Для Росстата и ПФР формат МЧД пока не утвержден. Контур следит за изменениями. Как только форматы для этих контролирующих органов утвердят, мы расскажем об этом нашим пользователям.

МЧД для электронного документооборота между компаниями
Формат МЧД для документооборота будет отличаться от формата, утвержденного для отчетности в ФНС. Пока он в разработке.

Для хранения МЧД налоговая разрабатывает блокчейн-систему — распределенный реестр доверенностей. Доступ к ней получат операторы ЭДО, банки, удостоверяющие центры — все, кто заинтересован в проверке МЧД.

Распределенный реестр — это не единая государственная система. «Блокчейн» означает, что у каждого участника системы будет часть базы данных. Часть, а не полная копия — в целях безопасности. Это значит, что даже при выходе из строя каких-то звеньев система будет оставаться доступной. Возможно, этот реестр в будущем станет отраслевым стандартом и будет применяться не только для ЭДО.

Тем временем операторы разрабатывают собственные решения, чтобы клиенты уже сейчас могли создавать МЧД и отправлять юридически значимые документы с подписями физлиц. Так, у Контура есть сервис доверенностей, который интегрирован с распределенным реестром налоговой.

Сервис уже работает в связке с Диадоком. В дальнейшем это будет единая точка входа для клиентов Контура, которым нужна МЧД.

Особенно ценно это будет для компаний, в которых документы от имени организации подписывают несколько сотрудников. Руководителю не придется подписывать множество МЧД на разных площадках. В сервисе можно видеть все выданные доверенности и управлять ими: менять список полномочий, отзывать, формировать новые. Крупные клиенты могут интегрировать сервис МЧД со своей учетной системой. Можно назначить ответственного от компании, который будет согласовывать заявки на МЧД, чтобы директору не приходилось думать, стоит ли выдавать полномочия тому или другому сотруднику.

Когда можно начать работать с МЧД в веб-интерфейсе Диадоке

В веб-версии возможность использовать МЧД заработает с 1 марта. Вы сможете загружать файл МЧД или указывать ее номер для поиска в блокчейне ФНС. После этого доверенность можно использовать при подписании документов ЭП физлица. В результате в сопроводительной информации к документу будут передаваться и сведения о МЧД.

Какие возможности будут у пользователей Диадока

Не все нормативные правовые акты еще приняты, в частности не утвержден формат машиночитаемой доверенности (МЧД). Поэтому в веб-версии и интеграционных решениях Диадока для начала поддержали только основную функциональность: передачу и проверку МЧД.

Создание МЧД, подписание ее руководителем и прочие действия в Диадоке пока не доступны. Это можно будет делать в сервисе Контур.Доверенность. Планируется, что основные функции появятся к середине марта. В дальнейшем хотим развивать и возможности работы с МЧД в Диадоке.

Более подробно обо всех изменениях можете прочитать в руководстве пользователя для:

• веб-интерфейса
• 1С 8.2 и 8.3 Универсальный модуль
• 1С 8.3 (управляемое приложение)
• 1C 8.2 и 8.3 (обычное приложение)
• 1С 7.7

Когда можно начать работать с МЧД в веб-интерфейсе Диадоке

В веб-версии возможность использовать МЧД заработает с 1 марта. Вы сможете загружать файл МЧД или указывать ее номер для поиска в блокчейне ФНС. После этого доверенность можно использовать при подписании документов ЭП физлица. В результате в сопроводительной информации к документу будут передаваться и сведения о МЧД.

Когда можно начать работать с МЧД в интеграционных решениях

В API Диадока изменения поддержаны с 1 марта. Мы скорректировали документацию, вы найдете в ней методы для настройки основной функциональности по работе с МЧД.

Если используете модуль 1С, то его нужно обновить до актуальной версии. Новые версии будут доступны в первых числах марта.

Работа с МЧД будет поддерживаться, начиная с версий:

• для 1С 8.2 и 8.3 Универсальный модуль — 4.10
• для 1С 8.3 (управляемое приложение) — 5.55
• для 1C 8.2 и 8.3 (обычное приложение) — 5.48
• для 1С 7.7 — 2.18

Диадок.Коннектор тоже поддержит МЧД до конца марта, следите за анонсами. Сообщим об этом дополнительно.
Еще раз обращаем ваше внимание, что мы запускаем работу в экспериментальном режиме из-за отсутствия всего комплекта необходимой нормативной документации.

 

Поможем перевести документооборот в организации с бумаги в электронный вид

 

 

Все подробности о сервисе Контур.Диадок читайте здесь >>>

Что нужно знать про электронный документооборот и как на него перейти читайте здесь >>>