КЭДО — кадровый ЭДО

Контур.Диадок

За год работы кадровик собирает с сотрудников до 30 000 подписей на документах. Когда это делается вручную и на бумаге, то это утомительно, долго и дорого. Особенно с удаленными сотрудниками. Нарушения сроков оставляют лазейки для судебных споров, жалоб в инспекцию по труду и прокуратуру. А это грозит лишними выплатами, штрафами и приостановками деятельности компании. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) позволяет оптимизировать работу кадровых специалистов.

Кадровый ЭДО (КЭДО) — обмен кадровыми документами между работодателем и сотрудниками в электронном виде.

Примеры кадровых документов: трудовой договор, заявление об увольнении, заявление об отпуске, различные приказы, график отпусков, табель учета рабочего времени инструкции, журналы.

22 ноября 2021 года вступили в силу поправки в Трудовой кодекс, Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Появилось определение электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Поправки разрешают создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Законодательство по КЭДО

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ вносит в Трудовой кодекс поправки по кадровому ЭДО: дает определение, устанавливает порядок и правила перехода.

Статья 312.3 ТК РФ регулирует электронное взаимодействие работодателя с дистанционными сотрудниками.

Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ определяет порядок проведения государственного эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой. Эксперимент завершился 15 ноября 2021 года.

Письма Минфина РФ от 12.04.2013 №03-03-07/12250 и от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232 комментируют подписание авансовых отчетов по командировкам с помощью простой или неквалифицированной электронной подписи.

Федеральный закон от 06.12.201 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» регулирует составление табеля учета рабочего времени в электронном виде.

Переходить на КЭДО необязательно, каждая организация решает самостоятельно.

Какие документы можно перевести в электронный вид

Электронный документооборот позволит работодателям использовать, передавать и хранить кадровые документы в электронном виде и не дублировать на бумаге. Обмениваться электронными документами можно со всеми работниками, в том числе дистанционными, если они согласятся на переход (ч. 1 ст. 22.1, ч. 5 ст. 312.1 ТК).

Можно перевести в электронный вид почти все документы, связанные с работой, которые оформляете на бумаге или с которыми знакомите сотрудников под подпись. Например, трудовые договоры, приказы о приеме и переводе, уведомления работников (ч. 2 ст. 22.1 ТК).

Нельзя перевести в электронный вид трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении и документы, которые подтверждают, что сотрудник прошел инструктаж по охране труда. (ч. 3 ст. 22.1 ТК).

Виды подписей для работы с кадровым ЭДО
В кадровом электронном документообороте применяются:
1. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) самая защищенная из ЭП. Технология контролируется ФСБ, а получить УКЭП можно только в аккредитованном Минцифры Удостоверяющем центре (УЦ). Наделяет
документы юридической силой без дополнительных условий, позволяет проверить, кто и когда подписал документ, и гарантирует, что после подписания нельзя внести изменения.
2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) тоже обладает серьезной защитой, позволяет проверить личность подписанта и отсутствие изменений. Получить ее можно в любом УЦ. При использовании УНЭП сторонам потребуется заключить соглашение о признании ее юридической силы.
3. Простая подпись (ПЭП) — это знакомые многим пара логин-пароль в личных кабинетах или смс-код. Такая подпись подтверждает, что была сформирована конкретным человеком. Чтобы использовать ее в ЭДО необходимо заключить соглашение и прописать в нем правила применения и проверки подписи, а также обязанность подписанта соблюдать конфиденциальность (не разглашать пароль). ПЭП для подписания кадровых документов сотрудниками создается
в сервисе КЭДО.

Какую подпись использовать, зависит от типа документа.

1. Руководитель использует УКЭП, а сотрудник УКЭП, УНЭП для подписания:
-трудовой договор
-договор о материальной ответственности
-ученический договор
-договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы
-внесение изменений в договоры
-приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания
-уведомление об изменении условий трудового договора
-согласие на перевод
-заявление об увольнении и его отзыв
-ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора
-ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания

2. Руководитель использует УКЭП, УНЭП, а сотрудник УКЭП, УНЭП, ПЭП для подписания:
— иные документы

Если у сотрудника нет электронной подписи, работодатель обеспечивает его сертификатом за свой счет. Если у работника уже есть УКЭП, он может использовать ее.

Для подписания документов от лица работодателя уполномоченным лицам необходима доверенность на право подписи.

 

Модуль КЭДО от Диадока

В ЭДО Диадок есть решение для обмена документами с сотрудниками. Теперь у наших клиентов сбор подписей на оригиналах кадровых документов становится фоновым процессом. Специалист по кадрам в это время может заниматься учетом и другими важными делами.

Как это работает

кэдо

Специалист по кадрам формирует документы в своей привычной учетной системе

Затем отправляет их сотрудникам прямо из своей системы или через веб-интерфейс Диадока

Сотрудники подписывают документы в мобильном приложении или веб-версии с компьютера

Модуль КЭДО работает в двух вариантах: интеграция с кадровой системой и веб-версия, адаптивная для мобильных устройств.

Специалисты по кадрам благодаря решению создают, отправляют, получают и проверяют статусы документов онлайн. Сотрудники могут удаленно ознакомиться с документами, подписать их электронной подписью и отправить заявления в отдел кадров.

 

Почему это удобно

  • В путь документа можно добавить обязательную подпись руководителя или согласование других специалистов.
  • В Диадоке все документы хранятся без ограничений по объему и сроку. Вы сможете выгрузить оригиналы с протоколами передачи и хранить их в электронном виде столько лет, сколько требует кадровое законодательство.
  • Для небольших компаний мы внедряем готовое решение всего за одну неделю.
  • Для крупных компаний делаем интеграцию с кадровой или другой системой и прорабатываем более сложные сценарии.

 

Через КЭДО Диадок отправляйте и получайте все виды документов

  1. Документы личного характера, которые влияют только на одного сотрудника: трудовые договоры и приказы об изменении трудового договора, увольнении, принятии, переводе, отпуске, отгуле, командировке.
  2. Массовые документы, с которыми должны быть ознакомлены все сотрудники или определенные подразделения: инструкции, распоряжения, регламенты и регулярные изменения к ним.

 

Возможности и преимущества модуля КЭДО Диадок

Преимущества сервиса
Количество подписываемых документов – не ограничено.
Бесплатное и безлимитное хранение оригиналов документов на серверах Контура.
Бесплатная техподдержка 24/7

Настройка

В начале работы вам нужно загрузить список сотрудников в сервис. В КЭДО от Контура он может сделать это через SSO — технологию “единого входа”. Т.е. сотрудники смогут входить в КЭДО при помощи своей внутрикорпоративной учётной записи.

Выдача подписей

Решение уникально тем, что Контур является и УЦ, и оператором ЭДО одновременно. Все подписи выдаются через собственный УЦ, а значит вам не нужно обращаться в несколько компаний — можно получить все в одном месте.

Подписание документов
Пожалуй, это самый важный пункт из всего списка. Контур — одна из немногих компаний, которая является оператором ЭДО и УЦ. В момент подписания документа система проверяет валидность и актуальность подписей, чтобы документ не потерял юридическую силу и был законно подписанным.

Интеграция с 1С ЗУП
Сервис интегрируется с 1С ЗУП и помогает работать с кадровым ЭДО из одного окна: можно загружать, формировать и отправлять документы по КЭДО прямо из 1С.

Электронная подпись для сотрудника
ПЭП (простая электронная подпись) выпускается в веб сервисе КЭДО. НЭП и КЭП можно выпускать при помощи самого кадровика, чтобы по-минимуму озадачивать обычных сотрудников и они никуда не ходили за сертификатами.

Бесплатный тест сервиса КЭДО
Вы можете поработать сервис на тестовой версии для доступа обратитесь в СЦ Контур Новокуйбышевск
 

Выгоды КЭДО Диадок

Для руководителя:
— экономия бюджета на кадровый процесс, сокращение затрат в 2 раза;
— быстрый сбор юридически значимых доказательств с сотрудников;
— снижение вероятности штрафов и репутационных рисков.

Для IT-директора:
— значимость проекта, престиж — возможность внедрения инновационного проекта;
— автоматизация кадрового учета;
— не нужны свои сервера для хранения документов;
— безопасность.

Для HR-директора:
— легко доказать в суде факт передачи документа сотруднику и точное время;
— отправка документов одному сотруднику или списку сотрудников;
— можно выгрузить протокол передачи и хранить его 50 лет и более;
— интеграция с различными учетными системами;
— быстрая передача документов в бухгалтерию для расчетов.

Для сотрудников:
— можно подписывать документы с телефона или компьютера;
— можно отправлять и получать документы в любое удобное время без посещения отдела кадров;
— легко найти любой документ, инструкцию в своем телефоне.

 

Хотите настроить электронный документооборот с сотрудниками?

Отправьте заявку на подключение модуля КЭДО Диадок

 

 
 

В заключение рекомендуем посмотреть видеообзор КЭДО от Контура

 
 
Пошаговое руководство для перехода на кадровые электронные документы читайте здесь >>>