За год работы кадровик собирает с сотрудников до 30 000 подписей на документах. Когда это делается вручную и на бумаге, то это утомительно, долго и дорого. Особенно с удаленными сотрудниками. Нарушения сроков оставляют лазейки для судебных споров, жалоб в инспекцию по труду и прокуратуру. А это грозит лишними выплатами, штрафами и приостановками деятельности компании. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) позволяет оптимизировать работу кадровых специалистов.
Кадровый ЭДО (КЭДО) — обмен кадровыми документами между работодателем и сотрудниками в электронном виде.
Примеры кадровых документов: трудовой договор, заявление об увольнении, заявление об отпуске, различные приказы, график отпусков, табель учета рабочего времени инструкции, журналы.
22 ноября 2021 года вступили в силу поправки в Трудовой кодекс, Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Появилось определение электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Поправки разрешают создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
Модуль КЭДО от Диадока
В ЭДО Диадок есть решение для обмена документами с сотрудниками. Теперь у наших клиентов сбор подписей на оригиналах кадровых документов становится фоновым процессом. Специалист по кадрам в это время может заниматься учетом и другими важными делами.
Как это работает
Специалист по кадрам формирует документы в своей привычной учетной системе
Затем отправляет их сотрудникам прямо из своей системы или через веб-интерфейс Диадока
Сотрудники подписывают документы в мобильном приложении или веб-версии с компьютера
Модуль КЭДО работает в двух вариантах: интеграция с кадровой системой и веб-версия, адаптивная для мобильных устройств.
Специалисты по кадрам благодаря решению создают, отправляют, получают и проверяют статусы документов онлайн. Сотрудники могут удаленно ознакомиться с документами, подписать их электронной подписью и отправить заявления в отдел кадров.
Почему это удобно
- В путь документа можно добавить обязательную подпись руководителя или согласование других специалистов.
- В Диадоке все документы хранятся без ограничений по объему и сроку. Вы сможете выгрузить оригиналы с протоколами передачи и хранить их в электронном виде столько лет, сколько требует кадровое законодательство.
- Для небольших компаний мы внедряем готовое решение всего за одну неделю.
- Для крупных компаний делаем интеграцию с кадровой или другой системой и прорабатываем более сложные сценарии.
Через КЭДО Диадок отправляйте и получайте все виды документов
- Документы личного характера, которые влияют только на одного сотрудника: трудовые договоры и приказы об изменении трудового договора, увольнении, принятии, переводе, отпуске, отгуле, командировке.
- Массовые документы, с которыми должны быть ознакомлены все сотрудники или определенные подразделения: инструкции, распоряжения, регламенты и регулярные изменения к ним.
Возможности и преимущества модуля КЭДО Диадок
Преимущества сервиса
Количество подписываемых документов – не ограничено.
Бесплатное и безлимитное хранение оригиналов документов на серверах Контура.
Бесплатная техподдержка 24/7
Настройка
В начале работы вам нужно загрузить список сотрудников в сервис. В КЭДО от Контура он может сделать это через SSO — технологию “единого входа”. Т.е. сотрудники смогут входить в КЭДО при помощи своей внутрикорпоративной учётной записи.
Выдача подписей
Решение уникально тем, что Контур является и УЦ, и оператором ЭДО одновременно. Все подписи выдаются через собственный УЦ, а значит вам не нужно обращаться в несколько компаний — можно получить все в одном месте.
Как альтернатива, можно использовать мобильное приложение Госключ. Подробнее >>>
Подписание документов
Пожалуй, это самый важный пункт из всего списка. Контур — одна из немногих компаний, которая является оператором ЭДО и УЦ. В момент подписания документа система проверяет валидность и актуальность подписей, чтобы документ не потерял юридическую силу и был законно подписанным.
Интеграция с 1С ЗУП
Сервис интегрируется с 1С ЗУП и помогает работать с кадровым ЭДО из одного окна: можно загружать, формировать и отправлять документы по КЭДО прямо из 1С.
Электронная подпись для сотрудника
ПЭП (простая электронная подпись) выпускается в веб сервисе КЭДО. НЭП и КЭП можно выпускать при помощи самого кадровика, чтобы по-минимуму озадачивать обычных сотрудников и они никуда не ходили за сертификатами.
Выгоды КЭДО Диадок
Для руководителя:
— экономия бюджета на кадровый процесс, сокращение затрат в 2 раза;
— быстрый сбор юридически значимых доказательств с сотрудников;
— снижение вероятности штрафов и репутационных рисков.
Для IT-директора:
— значимость проекта, престиж — возможность внедрения инновационного проекта;
— автоматизация кадрового учета;
— не нужны свои сервера для хранения документов;
— безопасность.
— легко доказать в суде факт передачи документа сотруднику и точное время;
— отправка документов одному сотруднику или списку сотрудников;
— можно выгрузить протокол передачи и хранить его 50 лет и более;
— интеграция с различными учетными системами;
— быстрая передача документов в бухгалтерию для расчетов.
Для сотрудников:
— можно подписывать документы с телефона или компьютера;
— можно отправлять и получать документы в любое удобное время без посещения отдела кадров;
— легко найти любой документ, инструкцию в своем телефоне.
Хотите настроить электронный документооборот с сотрудниками?
Цена зависит от способа работы и количества сотрудников.
Отправьте заявку на подключение модуля КЭДО Диадок
Видеообзор КЭДО от Контура
Механика трудоустройства в сервисе КЭДО Диадок
Пошаговое руководство для перехода на кадровые электронные документы читайте здесь >>>