Как перейти на кадровые электронные документы

Компании могут обмениваться документами с сотрудниками двумя способами: через коммерческую информационную систему (ИС) или сервис цифровой платформы «Работа в России».

Сервис платформы «Работа в России». Возможностями платформы для ведения КЭДО пользовались участники государственного эксперимента. Сейчас сервис дорабатывается, запустить его в полном объеме обещают до 1 сентября 2022 года. Кроме того, работодатели и сотрудники могут получить доступ к государственной системе через Единый портал государственных и муниципальных услуг (ЕПГУ). База документов будет общая.
Поскольку система едина для всех, у нее один интерфейс для всех пользователей.
Чтобы кадровый ЭДО упрощал процессы, а не усложнял, нужно, чтобы система КЭДО была интегрирована с другими системами компании. Это позволит рассчитывать налоги, учитывать расходы, начислять зарплату с учетом всех событий с сотрудниками. В государственной системе возможности интеграции пока нет: данные придется переносить вручную. Работать так при больших объемах документооборота будет неудобно, но для малого бизнеса это не должно стать серьезным препятствием.
Важно учитывать особенность государственной системы «Работа в России» — стандарты техподдержки. Срок ответа на обращения — 30 дней. Если компании необходима оперативная поддержка, такой вариант не подойдет.

Коммерческая информационная система. Например, КЭДО Диадок. Это может быть собственная разработка компании или сервис от разработчика.
Сервисы КЭДО можно адаптировать под бизнес-процессы конкретных работодателей. Например, сделать интерфейс для компаний с большим количеством сотрудников.
Разработчик гарантирует отказоустойчивость системы. Если что-то пойдет не так, он несет ответственность перед клиентами по договору. В случае, когда компания не может вовремя передать документ из-за неисправности сервиса,
коммерческий разработчик сможет это подтвердить и защитить клиента перед контролирующими органами — Рострудом или ГИТ.
Наконец, техподдержка. По опыту сдачи интернет-отчетности видно, что технических и методологических вопросов может быть много и организациям важно их оперативное решение. Разработчики коммерческих систем — это те же операторы электронного документооборота. Они уже помогают конечным пользователям — бухгалтерам и кадровикам.

Резюмируем:

ИС «Работа в России» и ЕПГУ Коммерческая ИС
— Одинаковый интерфейс для всех
— В случае неработоспособности системы есть риск нарушения 
ТК РФ
— Срок ответа по техническим обращениям — до 30 дней
— Нет возможности бесшовной интеграции с другими ИС работодателя

Коммерческая ИС
— Поддерживает разные сценарии бизнес-процессов работодателя
— Можно обеспечить интеграцию 
с другими системами, например 
для начисления налогов и зарплаты
— Техподдержку осуществляет разработчик системы, который может гарантировать уровень 
 и скорость обслуживания

Исключения: акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, журнал инструктажа по охране труда. А также трудовые книжки и сведения о трудовой
деятельности: к ним применяются положения ст.66 и 66.1 ТК РФ.

Все остальные документы закон разрешает перевести в электронный вид.

Совет: Определите, по каким маршрутам перемещаются документы для согласования 
и подписания. Это поможет настроить автоматические процессы при выборе коммерческой ИС.

Определите, по каким маршрутам перемещаются документы для согласования и подписания. Это поможет настроить автоматические процессы при выборе коммерческой ИС.

• на защищенном сервере разработчика ИС
• внутри организации на собственных серверах

C КЭДО Диадок безлимитное хранение документов

Контур бесплатно предоставляет шаблоны документов. Вы можете скачать их и внести свои данные.

Обратите внимание: ст. 22.1-22.3 ТК РФ действуют только в отношении сотрудников на местах. Кадровый ЭДО с дистанционными работниками, в том числе 
с комбинированным режимом, регулирует гл. 49.1 ТК РФ.

В тексты ЛНА вы можете добавить, что их действие относится только к сотрудникам на местах, в отношении дистанционных работников они не применяются.

Положение об электронном документообороте
Это первый документ, который должна утвердить компания, которая решила перейти на КЭДО. Такой ЛНА принимается работодателем с учетом мнения профсоюза (при его наличии), ст.22.1 ТК РФ. В положении обязательно нужно прописать:

• Информационную систему. Укажите, через какую ИС вы будете обмениваться документами с сотрудникам. Если это коммерческое ПО, пропишите, как сотрудники смогут получить к нему доступ.
• Перечень электронных документов. В электронном виде нельзя передавать только три документа мы перечислили их выше. Остальные можно, но вы не обязаны сразу же переводить в электронный вид их все. Можно начать с нескольких самых ходовых типов документов и на старте распространить КЭДО не на всех работников, а только на отдельные категории.
• Сроки. Пропишите, в какие сроки вы уведомите сотрудников, что компания
  переходит на КЭДО, и с какой даты вводите КЭДО. Дата перехода не должна быть
  раньше, чем срок уведомления.
• Исключительные случаи, при которых допускается оформление определенных кадровых документов на бумажном носителе.
• Процедуры взаимодействия работодателя с профсоюзом и с комиссией 
по трудовым спорам.

Регламент по использованию электронной подписи
Примерное содержание регламента:
— назначение и область действия положения
— основные положения
— правила определения лица по его УНЭП
— правила применения УНЭП
— система, в которой применяется УНЭП, — с формулировкой поможет ее разработчик
— список документов, которые возможно подписывать УНЭП
— ответственность
— правила получения электронной подписи

Соглашение между работником и работодателем об использовании ПЭП и НЭП
Подписывается с каждым сотрудником на бумаге, так как соглашение должно быть подписано до того, как сотрудник начнет пользоваться ЭДО.

Изменения в коллективный, трудовой договоры, другие локальные 
нормативные акты
Вносятся при необходимости. Например, если работодатель не заключает соглашение с работником, то указывает изменения в трудовом договоре.

Бесплатные шаблоны локальных 
нормативных актов скачать здесь >>>

Если компания решила переходить на КЭДО, это не значит, что все сотрудники автоматически отказываются от бумажных документов. Как и работодатель, они переходят на КЭДО добровольно.

Рассмотрим конкретные случаи. Если сотрудник не согласился переходить 
на КЭДО, будет считаться, что он отказался. Когда сотрудник согласился обмениваться электронными документами с конкретным работодателем, то отказаться уже не получится. К бумаге он сможет вернуться при трудоустройстве в другую компанию.

Вот, что нужно сделать кадровой службе:

• Уведомить сотрудников о том, что компания переходит на КЭДО. Как именно уведомлять, в законе не прописано, а значит, это можно делать и в электронном виде. Например, по email или через корпоративные ресурсы.
• Получить от сотрудников письменное согласие обмениваться с работодателем электронными документами. Это не касается сотрудников, которых вы принимаете на работу после 31 декабря 2021 года и для которых это первое место работы: 
с них согласие получать не нужно.