Маршруты согласования в Диадоке

СКБ Контур постоянно усовершенствует свои продукты. Представляем вам дополнительные возможности системы ЭДО Контур.Диадок — маршруты согласования, которые помогут сделать работу с документами еще проще и эффективнее.

Маршрут согласования в Диадок — это автоматический запуск и передача документа по заранее настроенным шагам.

Как правило, обычный документ на закупку или поставку продукции перед отправкой контрагенту проходит процедуру согласования из минимум 6 этапов. Маршруты позволяют клиентам автоматизировать процесс согласования как входящих, так и исходящих документов, контролировать их перемещение между сотрудниками и подразделениями, отслеживать статус документа на каждом этапе.
Маршрут согласования позволяет:

  • Легко настроить последовательность шагов, ответственных лиц/подразделений в маршруте
  • Автоматически запускать входящий документ по маршруту. Автозапуск находит документ с такими параметрами документа, как сумма документа, тип документа, группа контрагентов, и отправляет подходящие документы по соответствующему маршруту. Автозапуск также работает по любой комбинации указанных параметров, например, Акт с суммой более 500 т.р. от группы контрагентов «клиенты Менеджера 1» автоматически запустить по маршруту «Крупные сделки».
  • Вручную ставить документ на маршрут.
  • Задать время на каждом шаге, за которое должен быть согласован документ конкретным сотрудником/подразделением.
  • Получать уведомления (руководителю/исполнителю) до/после истечения заданного времени на согласование.
  • Согласовать документ с мобильного телефона/веб-версии/модуля 1С/API
  • Перемещать документы, которые уже были подписаны/согласованы в специально созданные подразделения, например, «Бухгалтерия» для дальнейшего учета».

маршруты согласования

 

Когда нужны маршруты согласования

✓ Много документов на согласование.
✓ Документы согласовываются дольше трех дней.
✓ Больше двух сотрудников участвуют в согласовании.
✓ Согласователи находятся в разных офисах или часто отсутствуют на рабочем месте.

Вы сможете один раз настроить необходимое количество маршрутов и документ сам перемещается по нему и запрашивает согласование конкретного сотрудника или подразделения, в конце маршрута, при получении всех необходимых согласований и финальной подписи, документ автоматически отправляется контрагенту.
 

Бизнес-выгоды автоматического согласования документов

  • Ускоряются поставки и, соответственно, продажи
  • Получение вычета по НДС в отчетном квартале
  • Соблюдаются сроки, зафиксированные в договоре
  • Быстрее цикл документооборота — быстрее поступает оплата
  • Согласование становится прозрачным и контролируемым
  • Согласовать документы можно с телефона (iOS, Android)

 

Экономические выгодны маршрутов согласования в Диадоке по сравнению с СЭД

У маршрутов в Диадоке есть важное отличие перед системой внутреннего электронного документооборота (СЭД). В Диадоке после прохождения всех этапов согласования и подписи, документ автоматически отправляется или переходит в бухгалтерию для учета, его не нужно переносить из системы в систему.

Ценовые преимущества на маршруты согласования в Диадоке в сравнении с СЭД:

  • число пользователей не влияет на цену, поэтому вы можете добавлять неограниченное число участников и в маршрут;
  • количество этапов не ограничено в маршруте;
  • не нужно расширять серверную лицензию, так как все данные хранятся в облаке на защищенных серверах СКБ Контур;
  • настроить и изменять маршруты легко, не нужно привлекать IT-специалиста, интегратора или вендора.
  • вы круглосуточно и бесплатно получите грамотную техническую поддержку.

(для подробного просмотра нажмите на крестик):

Как настроить маршрут согласования
Настроить маршруты можно самостоятельно в редакторе в веб-версии Диадока, который доступен вместе с функциональностью согласования.
Настройка происходит в пару кликов, достаточно указать разрешенные действия и задать последовательность шагов в маршруте. Ранее настроенные права доступа сотрудников в маршрутах полностью дублируются. В рамках срока действия лицензии можно вносить любое количество изменений, в том числе удалять полностью маршрут и создавать новый, если у вас поменяется бизнес-процесс.

Маршрут согласования исключает возможность случайного, несогласованного изменения в последовательности шагов и списке согласователей за ограничение, которое не позволяет внести изменение в созданный маршрут в ящике вашей компании. Чтобы изменить шаг в маршруте, нужно его скопировать, изменить и удалить старый.
маршруты-согласования

Согласующая подпись

Дополнительная подпись с помощью КЭП на документе

Если у вас есть потребность в дополнительном контроле над документами, вы можете воспользоваться дополнительной функциональностью «согласующей» подписью».

Такая подпись позволяет подписать документ двумя КЭПами, это будет отражено в хронологии документа в вашем ящике в Диадоке, но при этом ваш контрагент в документе увидит только одну финальную подпись. Пример такой подписи отражен на рисунке на этапе согласования у финансового директора компании.
маршруты согласования в Диадок
 

Наименование тарифа Срок действия лицензии Стоимость, руб.
Модуль «Дополнительная подпись», неограниченное количество дополнительных подписей на ящик 1 год 40 000
Особенности работы маршрутов
Маршруты в Диадоке обладают рядом особенностей, которые надо учитывать при создании маршрутов:

  1. создавать и редактировать маршруты может только пользователь с правами администратора;
  2. запускать можно только входящие и исходящие документы. Запуск внутренних документов недоступен;
  3. документ можно запустить только по одному маршруту и только один раз;
  4. по маршруту с действиями «Подписать и завершить документооборот» и «Отказать контрагенту в подписи документа» можно запускать:
    — только входящие документы, которые требуют подпись получателя. Например, можно запустить накладную, но нельзя счет-фактуру или счет. Для входящих счетов-фактур и счетов необходимо создавать отдельные маршруты с любыми действиями, кроме «Подписать и завершить документооборот» и «Отказать контрагенту в подписи документа»;
    — только исходящие документы, которые ещё не отправлены контрагенту;
  5. документ с завершенным документооборотом недоступны для запуска по маршруту;
  6. на одном шаге маршрута следует выбрать один из следующих наборов действий:
    — согласовать и отказать в согласовании;
    — подписать без завершения ДО и отказать в запросе подписи;
    — подписать и завершить документооборот, и отказать контрагенту в подписи документа;
  7. маршрут с другими наборами действий на одном шаге работать не будет, например: согласовать и подписать без завершения ДО
 

Ценовое предложение на подключение маршрутов согласования

Лицензия на Модуль «маршруты согласования» распространяется на использование одного маршрута согласования.

Наименование тарифа Срок действия лицензии Стоимость, руб.
Один модуль «маршруты согласования» 1 год 10 000
Один модуль «маршруты согласования» 3 года 25 500
Один модуль «маршруты согласования» 5 лет 37 500
Безлимитные тарифы

Мы готовы предложить Вам безлимитный тариф, который предусматривает использование неограниченного количества маршрутов согласования в Диадоке.

Наименование тарифа Срок действия лицензии Стоимость, руб.
Неограниченное количество модулей «маршруты согласования» 1 год 230 000
Неограниченное количество модулей «маршруты согласования» 3 года 570 000
Неограниченное количество модулей «маршруты согласования» 5 лет 760 000

 

 

 

Видеообзор маршрута согласования входящего документа

 

Все подробности о сервисе Контур.Диадок читайте здесь >>>