СКБ Контур постоянно усовершенствует свои продукты. Представляем вам дополнительные возможности системы ЭДО Контур.Диадок — маршруты согласования, которые помогут сделать работу с документами еще проще и эффективнее.
Как правило, обычный документ на закупку или поставку продукции перед отправкой контрагенту проходит процедуру согласования из минимум 6 этапов. Маршрут согласования позволяет автоматизировать этот процесс.
Маршрут согласования в Диадок — это автоматический запуск и передача документа по заранее настроенным шагам.
При настроенном маршруте согласования документ сам перемещается по нему и запрашивает согласование конкретного сотрудника или подразделения.
- Настраивайте маршруты самостоятельно в веб-версии Диадока.
- Документ на маршрут можно поставить вручную, например, если договоры на разные суммы согласовывают разные отделы. А можно использовать автозапуск по типу документа или по контрагенту.
- На каждом шаге сотрудник может согласовать, отказать в согласовании или отказать в подписи. А в конце — отправить контрагенту исходящий документ или поставить завершающую подпись под входящим.
Когда нужны маршруты согласования
✓ Много документов на согласование.
✓ Документы согласовываются дольше трех дней.
✓ Больше двух сотрудников участвуют в согласовании.
✓ Согласователи находятся в разных офисах или часто отсутствуют на рабочем месте.
Вы сможете один раз настроить необходимое количество маршрутов и документ сам перемещается по нему и запрашивает согласование конкретного сотрудника или подразделения, в конце маршрута, при получении всех необходимых согласований и финальной подписи, документ автоматически отправляется контрагенту.
Если есть необходимость в дополнительном контроле над документами, вы можете воспользоваться дополнительной функциональностью «согласующей» подписью.
Такая подпись позволяет подписать документ двумя КЭПами, это будет отражено в хронологии документа в вашем ящике в Диадоке, но при этом ваш контрагент в документе увидит только одну финальную подпись. Пример такой подписи отражен на рисунке №1 на этапе согласования у финансового директора компании.
Преимущества маршрутов согласования
- Ускоряются поставки и, соответственно, продажи
- Получение вычета по НДС в отчетном квартале
- Соблюдаются сроки, зафиксированные в договоре
- Быстрее цикл документооборота — быстрее поступает оплата
- Согласование становится прозрачным и контролируемым
- Согласовать документы можно с телефона (iOS, Android)
Может показаться, что перечисленная функциональность есть в СЭД (система электронного документооборота).
Важное отличие: в Диадоке после согласования сразу можно подписать, отправить или принять документ, его не нужно переносить из системы в систему.
У маршрутов согласования в Диадоке есть и другие преимущества перед СЭД:
- число пользователей не влияет на цену, поэтому вы можете добавлять неограниченное число участников в маршрут;
- не нужно расширять серверную лицензию, так как все данные хранятся в облаке на защищенных серверах Контура;
- вы круглосуточно и бесплатно получите грамотную техническую поддержку;
- настроить маршруты легко, не нужно привлекать IT-специалиста, интегратора или вендора.
Как настроить маршрут согласования?
Настроить маршруты можно самостоятельно в редакторе в веб-версии Диадока, который доступен вместе с функциональностью согласования.
Настройка происходит в пару кликов, достаточно указать разрешенные действия и задать последовательность шагов в маршруте. Ранее настроенные права доступа сотрудников в маршрутах полностью дублируются.
Маршрут согласования исключает возможность случайного, несогласованного изменения в последовательности шагов и списке согласователей за ограничение, которое не позволяет внести изменение в созданный маршрут в ящике вашей компании. Чтобы изменить шаг в маршруте, нужно его скопировать, изменить и удалить старый.
Маршруты согласования — платная функциональность.
1 цепочка согласований 1 год от 7 500 руб.
1 цепочка согласований 3 год от 22 500 руб.
Чтобы подробнее узнать о ценах и получить консультацию по маршрутам, оставьте нам заявку на консультацию. Мы свяжемся с вами и ответим на все вопросы.
Видеообзор маршрута согласования входящего документа
Все подробности о сервисе Контур.Диадок читайте здесь >>>