С 1 января 2023 года все государственные и муниципальные учреждения при ведении бухгалтерского (бюджетного) учета должны применять формы электронных документов, утвержденные приказами Минфина от 30.03.2015 № 52н и от 15.04.2021 № 61н.
Так учреждения бюджетной сферы в обязательном порядке постепенно переходят на электронный документооборот (ЭДО).
Как подписывать и хранить такую «первичку»? Что надо сделать до конца 2022 года, чтобы в 2023 году не пришлось платить штраф? Ответы на эти и другие вопросы про электронный документооборот в бюджетной сфере — в нашей статье.
(для подробного просмотра нажмите на крестик):
При переходе на ЭДО организации должны обращать особое внимание
на подпись и хранение электронных документов.
Электронная подпись для ЭДО
Электронная «первичка» принимается к бухгалтерскому учету при наличии всех необходимых реквизитов и электронной подписи руководителя (либо иного уполномоченного лица).
Для работы с электронными документами организациям понадобится два вида подписи: простая электронная и квалифицированная персонифицированная.
- КЭП должны использовать руководители, а также уполномоченные лица — бухгалтеры и кассиры.
- Остальным сотрудникам понадобится только простая электронная подпись.
КЭП на руководителя можно получить в УЦ Федерального Казначейства (как это сделать, читай здесь >>>).
КЭП на сотрудника (уполномоченное лицо: бухгалтер, кассир и пр.) можно получить в нашем Сервисном Центре.
В СЦ Контур г. Новокуйбышевск вы можете заказать:
— Электронную подпись для сотрудника (уполномоченное лицо) — 3 000 руб.
— Защищенный носитель Рутокен Лайт (с сертификатом соответствия) — 1 800 руб.
— Лицензию КриптоПро CSP версий 4.0 или 5.0 на одно рабочее место стандартная на 1 год — 1 350 руб.
Хранение электронных документов
Рекомендации хранения цифровой документации приведены в приказе Минкультуры от 31.03.15 № 526:
- электронные документы в общем случае хранятся в двух экземплярах, каждый — на своем физическом носителе.
- сохранность сведений на указанных носителях проверяется не реже, чем один раз в 5 лет.
- при повреждении данных файлы переписываются на новый носитель с обеспечением полноты, аутентичности, целостности, достоверности и неизменности электронной информации.
- при хранении должна быть исключена вероятность утраты, искажения, уничтожения и незаконной рассылки файлов.
Обмен с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет осуществляется через специальные сервисы — операторы ЭДО. Одним из таких операторов ЭДО является Контур.Диадок
Подключившись к Диадоку, вы сможете:
Бесплатное и бессрочное хранить электронные документы организации на защищенных серверах Контура!
Для наших клиентов ВСЕ входящие документы и 50 исходящих документов в год — бесплатно!
И корме того, подключив Диадок вы сможете:
— Получать документы в день выставления.
— Работать с документами с любого устройства (ПК, планшет, смартфон).
— Списки своих контрагентов в сервисе, возможность найти любую компанию и проверить возможность отправки документов.
— Выгрузка документов в систему отчетности.
— Возможность зарегистрировать своих сотрудников в сервисе и отразить всю цепочку согласования документа в компании.
— Шифрование документов при передаче, безопасность, протоколирование передачи документов.
— Общение с контрагентами в сервисе через чат.
— Не отправлять подписанные документы обратно — их достаточно будет подписать в Диадоке.
— Обмениваться электронными документами не только с нашей компанией, но и с другими контрагентами. Чтобы найти своих контрагентов в Диадоке, загрузите список ИНН в разделе «Контрагенты».
— С помощью модуля Диадока получать и подписывать документы прямо в 1С, вам останется только провести их.
— Бесплатный Роуминг с операторами, например с Тензором («Сбис ++»). Обмен документами с пользователями других систем ЭДО через роуминг.
Все что нужно для подключения — это любая квалифицированная электронная подпись вашей организации.
Если через год Вы будете продлевать свою действующую эл. подпись, то тогда Вам не нужно будет ехать в Сервисный Центр Контур за документами — они будут отправлены через Диадок, а также получить новую подпись Вы сможете полностью самостоятельно на своем компьютере без отправки сканов заявлений по почте.
Для подключения ЭДО Диадок, обращайтесь в наш Сервисный Центр «Контур» г. Новокуйбышевск
по т. 8 (800) 100-08-24 или нажмите кнопку «Подключить Диадок».
Мы подберем вам Выгодный тариф и всегда сделаем для вас персональную СКИДКУ!
Все подробности о сервисе ЭДО Диадок читайте здесь >>>