В 2023 году все бюджетные организации обязаны перейти на ЭДО

С 1 января 2023 года все государственные и муниципальные учреждения при ведении бухгалтерского (бюджетного) учета должны применять формы электронных документов, утвержденные приказами Минфина от 30.03.2015 № 52н и от 15.04.2021 № 61н.

Так учреждения бюджетной сферы в обязательном порядке постепенно переходят на электронный документооборот (ЭДО).
Как подписывать и хранить такую «первичку»? Что надо сделать до конца 2022 года, чтобы в 2023 году не пришлось платить штраф? Ответы на эти и другие вопросы про электронный документооборот в бюджетной сфере — в нашей статье.

(для подробного просмотра нажмите на крестик):

Какие именно организации должны перейти на электронный документооборот
Перейти на ЭДО и использовать унифицированные формы электронных бухгалтерских документов с 1 января должны:

  • организации бюджетной сферы субъектов Российской Федерации и муниципальных образований,
  • федеральные органы исполнительной власти, их территориальные органы и подведомственные казенные организации,
  • другие получатели бюджетных средств.

При этом учреждения могут применять и привычную «бумажную» первичку, утвержденную в составе приказа Минфина от 30.03.2015 № 52н. Практически все утвержденные Минфином формы электронной первички лишь дополняют привычный документооборот учреждений, а не заменяют «бумажные» документы.
Постепенное вытеснение «бумаги» начнется только с 2024 года, когда учреждения начнут применять формы электронной первички, утвержденные приказом Минфина от 07.11.2022 № 157н. Этим приказом Минфин дополнил перечень форм, утвержденных Приказом № 61н, новыми шестью электронными формами.

Какие документы станут электронными
С 1 января 2023 года бюджетные организации обязаны применять приказ Минфина от 15.04.21 № 61н. Этот приказ утвердил унифицированные формы электронных документов бухгалтерского учета в бюджетной сфере, а также методические указания по их формированию и применению.
К таким документам относятся:

  • первичные учетные документы: ведомость группового начисления доходов, акт о консервации (расконсервации) основных средств, акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств и проч. — всего 17 форм (приложения № 1 и № 2 к приказу № 61н);
  • регистры бухгалтерского учета: журнал операций по забалансовому счету, карточка учета имущества в личном пользовании, ведомость доходов физлиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (приложения № 3 и № 4 к приказу № 61н)
  • .

С 2024 года в электронный вид в обязательном порядке будут переведены еще 6 форм «первички» и 2 формы регистров бухучета. По своему усмотрению бюджетные организации могут начать применять их уже в 2023 году. Соответствующие изменения в приказ № 61н внесены приказом Минфина от 07.11.22 № 157н.

Что нужно сделать в 2023 году
— Определить, какими формами будут пользоваться в работе — список первички размещен в приложениях Приказов Минфина от 30.03.2015 № 52н и 15.04.2021 № 61н.
— Назначить ответственных за работу и хранение документов.
— Внести новые правила в свою учетную политику.
Организационно-технические условия для существования ЭДО
Применение ЭДО в учреждении обеспечивается при одновременном соблюдении следующих условий:

  • установка бухгалтерской программы, поддерживающей использование электронных первичных документов и их электронных образов;
  • наличие устойчивого канала интернет-связи на рабочим месте сотрудников со скоростью не менее 100 Мб/сек;
  • бесперебойное поступление электричества на рабочие места сотрудников учреждения;
  • выбор и подключение надежного оператора ЭДО;
  • выделение отдельного рабочего места с доступом к ЭДО всем сотрудникам.
Штраф за отсутствие электронных документов
Поскольку с 2023 года учреждения бюджетной сферы обязаны составлять электронные документы, их отсутствие грозит административным штрафом на основании статьи 15.11 КоАП РФ. Санкцию назначат должностному лицу в размере от 5 000 до 10 000 руб. При повторном нарушении штраф составит от 10 000 до 20 000 руб. Также возможна дисквалификация на срок от одного года до двух лет.
 

При переходе на ЭДО организации должны обращать особое внимание
на подпись и хранение электронных документов.

Электронная подпись для ЭДО

Электронная «первичка» принимается к бухгалтерскому учету при наличии всех необходимых реквизитов и электронной подписи руководителя (либо иного уполномоченного лица).

Для работы с электронными документами организациям понадобится два вида подписи: простая электронная и квалифицированная персонифицированная.

  • КЭП должны использовать руководители, а также уполномоченные лица — бухгалтеры и кассиры.
  • Остальным сотрудникам понадобится только простая электронная подпись.

КЭП на руководителя можно получить в УЦ Федерального Казначейства (как это сделать, читай здесь >>>).
КЭП на сотрудника (уполномоченное лицо: бухгалтер, кассир и пр.) можно получить в нашем Сервисном Центре.
 
В СЦ Контур г. Новокуйбышевск вы можете заказать:
— Электронную подпись для сотрудника (уполномоченное лицо) — 3 000 руб.
— Защищенный носитель Рутокен Лайт (с сертификатом соответствия) — 1 500 руб.
— Лицензию КриптоПро CSP версий 4.0 или 5.0 на одно рабочее место стандартная на 1 год — 1 350 руб.
 

 

Хранение электронных документов

Рекомендации хранения цифровой документации приведены в приказе Минкультуры от 31.03.15 № 526:

  • электронные документы в общем случае хранятся в двух экземплярах, каждый — на своем физическом носителе.
  • сохранность сведений на указанных носителях проверяется не реже, чем один раз в 5 лет.
  • при повреждении данных файлы переписываются на новый носитель с обеспечением полноты, аутентичности, целостности, достоверности и неизменности электронной информации.
  • при хранении должна быть исключена вероятность утраты, искажения, уничтожения и незаконной рассылки файлов.

Обмен с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет осуществляется через специальные сервисы — операторы ЭДО. Одним из таких операторов ЭДО является Контур.Диадок

Подключившись к Диадоку, вы сможете:
Бесплатное и бессрочное хранить электронные документы организации на защищенных серверах Контура!
Для наших клиентов ВСЕ входящие документы и 50 исходящих документов в год — бесплатно!

И корме того, подключив Диадок вы сможете:
— Получать документы в день выставления.
— Работать с документами с любого устройства (ПК, планшет, смартфон).
— Списки своих контрагентов в сервисе, возможность найти любую компанию и проверить возможность отправки документов.
— Выгрузка документов в систему отчетности.
— Возможность зарегистрировать своих сотрудников в сервисе и отразить всю цепочку согласования документа в компании.
— Шифрование документов при передаче, безопасность, протоколирование передачи документов.
— Общение с контрагентами в сервисе через чат.
— Не отправлять подписанные документы обратно — их достаточно будет подписать в Диадоке.
— Обмениваться электронными документами не только с нашей компанией, но и с другими контрагентами. Чтобы найти своих контрагентов в Диадоке, загрузите список ИНН в разделе «Контрагенты».
— С помощью модуля Диадока получать и подписывать документы прямо в 1С, вам останется только провести их.
— Бесплатный Роуминг с операторами, например с Тензором («Сбис ++»). Обмен документами с пользователями других систем ЭДО через роуминг.

Все что нужно для подключения — это любая квалифицированная электронная подпись вашей организации.

Если через год Вы будете продлевать свою действующую эл. подпись, то тогда Вам не нужно будет ехать в Сервисный Центр Контур за документами — они будут отправлены через Диадок, а также получить новую подпись Вы сможете полностью самостоятельно на своем компьютере без отправки сканов заявлений по почте.

Для подключения ЭДО Диадок, обращайтесь в наш Сервисный Центр «Контур» г. Новокуйбышевск
по т. 8 (800) 100-08-24 или нажмите кнопку «Подключить Диадок».
Мы подберем вам Выгодный тариф и всегда сделаем для вас персональную СКИДКУ!

 

 
 

Все подробности о сервисе ЭДО Диадок читайте здесь >>>