Пошаговый план перехода на ЭПД

admin Диадок, Новости СЦ "Контур"

Переход на электронные транспортные документы (ЭПД) требует подготовки и изменений в бизнес-процессах. Переход на электронный транспортный документ (ЭПД) требует подготовки и изменений в бизнес-процессах. Чтобы внедрение прошло по плану и без спешки, следуйте этому алгоритму.

Пошаговый план перехода на ЭПД

Шаг 1. Анализ процессов

— Определите сотрудников, участвующих в документообороте.
— Выявите, какие документы оформляет компания.
— Найдите проблемные места и изучите, как сейчас организован документооборот.

Шаг 2. Подключение к оператору ЭПД

Без него обмениваться электронными документами не получится. Оператор будет проверять документы, обеспечивать их безопасность и направлять данные в ГИС ЭПД.

Работать с транспортными документами могут только 11 операторов, входящих в перечень ФНС.
Компания Контур — один из этих операторов. Сервис «Логистика» от Контур.Диадока упрощает обмен ЭПД, помогает избежать ошибок и соблюсти требования закона.

Шаг 3. Выбор способа работы с ЭПД
Решения операторов предлагают разные варианты интеграции.
Например, в сервисе Логистике от Контур.Диадока их пять, подробнее разобрали в таблице.

Подробнее в таблице
Варианты Подробности
Веб-версия Не требует интеграции, работать с ЭПД можно прямо из браузера. Простой и понятный интерфейс, который легко освоить сотрудникам.
Модуль для 1С На всех современных типовых конфигурациях 1С модуль Логистики можно установить в виде расширения, на нетиповых — как подсистему.

Основные возможности: создавать и отправлять документы; массово подписывать их, просматривать, скачивать и выводить печатную форму документа, оформлять заявки на перевозку перевозчикам и вести электронный архив документов.
Коннектор Облачное решение, которое интегрирует Логистику с учетной системой. Решение подходит компаниям со сложными цепочками перевозок и большим потоком документов.
API Интеграция с помощью API подойдет любым нестандартным учетным системам, для которых нет типового решения или оно не устраивает организацию. C помощью API можно интегрировать возможность работы с электронным документооборотом в любую современную информационную систему — 1С, SAP, Oracle, Microsoft Dynamics AX/NAV и другие.
Решение для SAP Решение Логистики для SAP базируется на сертифицированном решении Контур.Диадока. Данные для оформления ЭПД подтягиваются автоматически из учетного документа SAP, есть возможность подписать документы всеми сторонами перевозки — отправителем, перевозчиком, получателем, можно отслеживать статусы перевозки и документооборота.

Шаг 4 Выпуск электронной подписи

— Для руководителей, бухгалтерии и логистов нужна КЭП (квалифицированная электронная подпись) — более надежная.
— Сотрудникам нужна машиночитаемая доверенность (МЧД) для подписания от имени организации. МЧД можно получить на сайте ФНС или в сервисах, например, Контур.Доверенности.
— Для водителей и кладовщиков достаточно ПЭП (простая электронная подпись), которую оформляют через приложение Госключ или оператора ЭДО.

Шаг 5 Оснащение водителей техникой

Необходим смартфон или планшет с интернетом для работы на погрузке и выгрузке. Логистика от Контур.Диадока разработала удобное и простое приложение для водителей. В нем водитель сможет подписать свою часть документа, сформировать QR-код для проверок ГИБДД. Скачанный QR-код будет доступен даже без доступа в интернет, можно быть уверенным, что доступ сохранится в пути.

Шаг 6 Обсуждение с контрагентами
ЭПД должны использовать все участники логистической цепочки. Поэтому важно проинформировать ваших контрагентов о том, что вы переходите на ЭПД. При необходимости, пересмотреть договоры и добавить пункты, которые определят между ваши правила работы и порядок оформления ЭПД

Шаг 7 Разработка регламентов и инструкций
Создайте внутренние правила и памятки для сотрудников, чтобы облегчить работу с ЭПД.
В сервисе «Логистика» есть большая база знаний для обучения бухгалтеров, логистов и водителей. Справочная информация доступна по ссылке.

Шаг 8 Обучение персонала

Организуйте семинары и тренинги, объясните причины и выгоды перехода на ЭПД, покажите изменения в процессах и работу с программой.
Предложите сотрудникам участвовать в бесплатных вебинарах сервиса «Логистика», следите за анонсами на сайте.

Шаг 9 Проведение тестов

Внедряйте ЭПД постепенно, например, на одном маршруте или партии товара.
За ошибки и отсутствие ЭПД в переходный период штрафов пока нет, что позволяет выявить и устранить слабые места.
После успешного теста масштабируйте внедрение на всю компанию.

Начав подготовку сейчас, вы избежите спешки и сделаете переход на ЭПД максимально гладким и эффективным.

Логистика от Контур.Диадока поможет работать по-новому

Логистика — это сервис для обмена логистическими электронными документами. Внутри есть все, что нужно, чтобы перейти на ЭПД:

  • Возможность обмениваться электронными документами. Контур — аккредитованный Минтрансом оператор, который имеет право работать с логистическими документами.
  • Собственное мобильное приложение. Позволяет подписывать документы онлайн и сохранять к ним офлайн-доступ.
  • Специальный модуль для 1С и интеграция с помощью SAP. Позволяет оформлять и подписывать логистические документы в привычной учетной системе.
  • электронных документов по форматам ФНС. Наши специалисты участвуют в рабочих группах Минтранса, поэтому первыми узнают о нововведениях и хорошо понимают, как должны выглядеть ЭПД.
  • Бесплатный роуминг. Обменивайтесь накладными с контрагентами, даже если они пользуются услугами другого оператора ЭДО.
  • Надежная поддержка. Наши специалисты помогут внедрить электронный документооборот, расскажут, что для этого нужно и как лучше это сделать именно в вашей компании.

 
 

Все подробности о сервисе Контур.Логистика, читайте здесь >>>

 

Оставить заявку