Обязательные электронные перевозочные документы

ГИС ЭПД с одной стороны, контролирует и аккумулирует в себе все электронные перевозочные документы, с другой — служит «витриной данных» для контролирующих органов, предоставляя по их запросам доступ к документам и сведениям. Доступ к документам и сведениям, хранящимся в ГИС ЭПД, получат органы государственной власти: Правительство России, Минтранс, ФНС, ФТС, Минздрав, ФСБ, МВД, Ространснадзор, Ростехнадзор, Россельхознадзор, Роспотребнадзор, Росстат и другие. Сотрудники Госавтоинспекции имеют возможность проверять документы на дорогах в электронном виде с помощью служебных устройств через считывание QR-кода.

Подключение юридических и физических лиц к ГИС ЭПД напрямую не осуществляется.
Для взаимодействия ГИС ЭПД необходимо выбрать оператора ИС ЭПД, включенного в реестр Минтранса и заключить с ним договор.

Кроме обеспечения отправки и получения ЭПД, операторы предоставляют своим клиентам дополнительную функциональность:

• веб-портал с удобным пользовательским интерфейсом,
• программный интерфейс (API) для подключения информационных систем клиентов,
• готовые модульные решения для различных информационных систем (например, 1С и SAP),
• мобильные приложения, возможность подписания Госключом,
• роуминг для обмена ЭПД с контрагентами, которые подключены к ИС ЭПД других операторов,
• отображение на экране мобильного устройства QR-кода, который может быть считан инспектором ГИБДД с помощью специализированного ПО.
 

Все участники грузоперевозок
С 1 сентября 2026 года
Все участники перевозок вне зависимости от сферы деятельности и отрасли должны будут оформлять в электронном виде:
— транспортные накладные,
— заказы-заявки на перевозку,
— грузовые накладные в авиации,
— транспортные железнодорожные накладные,
— все экспедиторские документы (экспедиторские и складские расписки, поручения экспедитору).
Исключения, при которых разрешено использовать бумажную форму этих документов, позже утвердит Минтранс. Перечень таких случаев будет ограниченным, и доля таких перевозок составит незначительную часть от общего объема.

Для экспедиторов
С 1 сентября 2025 года
У экспедиторов появятся обязанности:
— Обеспечить соблюдение требований законодательства при оказании экспедиционных услуг, связанных с перевозкой ограниченных в обороте грузов. Если экспедитор не может обеспечить соблюдение таких требований, оказание экспедиционных услуг не допускается.
— Хранить договоры транспортной экспедиции 3 года со дня окончания исполнения этих договоров.
По требованию правоохранительных органов предоставлять информацию о соглашениях и передавать груз для проверки.
 
С 1 марта 2026 года
Информация об экспедиторе должна быть размещена в реестре уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности. Реестр будет вестись в электронной форме на платформе «ГосЛог».

Изменения касаются как действующих экспедиторов, так и тех, кто только планирует осуществлять экспедиционную деятельность. Действующие экспедиторы должны подать уведомление о своей деятельности до 1 мая 2026 года.

Планируются штрафы за отсутствие сведений в реестре:

от 3 до 5 тыс. рублей для граждан,
от 100 до 300 тыс. рублей для юрлиц.
Руководитель экспедиторского бизнеса (юрлица или ИП) не должен иметь судимости за экономические преступления, а сама компания — ответственности за повторные нарушения закона 87-ФЗ в течение года, например, штрафов за отсутствие в реестре или невыполнение обязанностей экспедитора.
 
С 1 сентября 2026 года
Экспедиторские документы должны формироваться в электронной форме. Они войдут в перечень электронных перевозочных документов (ЭПД) и будут направляться в ГИС ЭПД. Формат документов будет утвержден ФНС по согласованию с Минтрансом, порядок обмена — определит Правительство РФ.

У каждого участника обмена свои задачи. Грузоотправители, получатели, перевозчики используют информационную систему оператора для оформления документов.

Оператор ИС ЭПД обеспечивает клиентов сервисом для обмена данными онлайн. Государственная ИС проверяет полученные сведения, выдает QR-коды и уникальные идентификаторы, передает данные контролирующим органам.

1. В сервисе ЭПД грузоотправитель создает транспортный документ в утвержденном налоговой формате и подписывает КЭП. Файлу присваивают уникальный номер — идентификатор.
2. Оператор ЭПД проверяет формат документа, уникальность идентификатора, действительность КЭП.
3. Оператор передает документ в ГИС ЭПД и отслеживает статус обработки.
4. ГИС ЭПД сверяет данные с информацией, полученной от других участников документооборота, проверяет файлы обмена и электронной подписи.
5. Оператор ЭПД направляет документ перевозчику и получателю груза.
6. Водитель заходит в мобильное приложение и подтверждает прием груза простой или неквалифицированной электронной подписью.
7. Представитель перевозчика получает в сервисе оператора ЭПД информацию от водителя и подписывает накладную КЭП.
8. Получатель принимает груз и подписывает свой раздел КЭП.
9. Водитель подтверждает передачу груза в мобильном приложении простой или неквалифицированной электронной подписью.
10. Менеджер транспортной компании подписывает титул перевозчика КЭП и завершает документооборот.

Если стороны поставили свои подписи под цифровым документом, он будет считаться юридически сильным как для участников сделки, так и для любых третьих лиц.