Многопользовательский режим позволит настроить комфортную работу всех сотрудников в рамках одной учетной записи.
На практике часто бывает, что несколько бухгалтеров работают в Экстерне под «одним пользователем», а для входа в систему используют общий сертификат или логин-пароль.
Или целый коллектив привязывает разные сертификаты к одному пользователю, и вся команда работает под одним логином. В этих ситуациях все специалисты имеют одинаковый доступ к системе,что создает определенные неудобства и риски в работе:
— Нет возможности отследить, кто именно внес изменения в отчеты.
— Возможность несанкционированной корректировки настроек и данных.
— Все сотрудники имеют доступ ко всей информации, включая конфиденциальные данные.
Чтобы защитить данные учета и отчетности, а также контролировать работу сотрудников в Экстерне, настройте многопользовательский режим — каждый бухгалтер будет заходить в сервис под своей учетной записью и видеть только свои черновики и отчеты.
В многопользовательском режиме можно:
— Сдавать отчетность нескольким пользователям за одну или несколько организаций.
— Видеть, кто из бухгалтеров отправил тот или иной отчет.
— Докупать лицензии для дополнительных пользователей.
— Добавлять новых пользователей и управлять списком пользователей.
— Если подключен модификатор «Настройка разграничений доступа пользователей» — настраивать для пользователей доступ к организациям, направлениям отчетности (ФНС, ПФР, ФСС и т.д.) и формам отчетности. Подробнее о модификаторе.
— Если подключен модификатор «Групповая работа» — объединять пользователей в рабочие группы. Сотрудники, объединенные группой, могут совместно работать над документами в общем списке черновиков, отправлять их в контролирующие органы, контролировать статусы и сроки и т.д.
— Если подключен модификатор «Несколько администраторов» — добавлять дополнительных пользователей и наделять их правами администратора в Экстерне. Подробнее о модификаторе.
Выберете подходящий вариант работы в многопользовательском режиме
Добавляйте сотрудников
В учетной записи каждый пользователь занимает одно рабочее место. Количество пользователей по умолчанию зависит от тарифа. Если этого недостаточно, их можно докупить.
Дополнительное рабочее место:
— Базовый тариф вход по логину-паролю — 2 000 руб.
— Стандартный тариф вход по логину-паролю или по сертификату — 3 000 руб.
Организуйте групповую работу
Модификатор «Групповая работа» позволит создать группы пользователей. У участников группы будет общий список отчетов, над которыми они смогут работать совместно. Например, появится возможность подменять друг друга — если один специалист отсутствует, любой другой участник группы может завершить подготовку отчета и отправить его.
Модификатор «Групповая работа» — 2 000 руб.
Определяйте права доступа
Модификатор «Настройка разграничений доступа пользователей» позволяет выбрать набор прав доступа для каждого работника: перечень организаций, направления отчетности, доступные действия с отчетами
Модификатор «Настройка разграничений доступа пользователей» — 3 000 руб.
Назначайте администраторов
Администраторы это пользователи с расширенными правами, они могут управлять списком пользователей и имеют доступ ко всем отправленным отчетам. Модификатор «Несколько администраторов» позволяет наделить нескольких сотрудников равными правами администраторов и объединить их в группу.
Модификатор «Несколько администраторов» — 1 500 руб.
На примерах разберем, что именно нужно сделать, чтобы наладить удобную работу всего коллектива в Экстерне, если:
(для подробного просмотра нажмите на крестик):
Вариант 1. В команде несколько бухгалтеров
В команде несколько бухгалтеров
Если в вашей организации или бухгалтерской фирме работает несколько бухгалтеров, вам нужно создать комфортное пространство для совместной работы — чтобы работники не мешали друг другу и спокойно занимались каждый своим делом.
1. — определите, кто является администратором вашей учетной записи
Администратор — это пользователь с расширенными правами. Он может добавлять и удалять новых пользователей и администраторов, видит все отчеты и документы, которые отправили другие сотрудники. Экстерна без администратора не бывает — им становится первый пользователь при активации Экстерна.
2. — добавьте пользователей
Добавить пользователей может только администратор — вот подробная инструкция, как это сделать.
Количество пользователей, которое можно добавить в учетную запись, зависит от тарифа. Актуальное число пользователей, которых можно еще добавить, администратор видит в списке «Реквизиты и настройки» → «Многопользовательский режим» → «Все пользователи».
Если вы исчерпали лимит, можно докупить пользователей самостоятельно в Экстерне или через сервисный центр.
3. — определите, чем сотрудники будут заниматься
Чтобы настроить, чем именно каждый сотрудник будет заниматься в Экстерне, администратору нужен модификатор «Разграничение прав доступа».
С ним вы определите набор прав доступа для каждого сотрудника — перечень организаций, формы отчетности, работа с требованиями и доступ к разделу «Сотрудники».
Этот модификатор входит в тариф «Учетный». Если нужно подключить модификатор вы можете сделать это самостоятельно.
Вариант 2. В компании есть бухгалтер и кадровик
В компании есть бухгалтер и кадровик
Если в организации работают бухгалтер и кадровик, им не нужно подменять друг друга на случай отпуска или больничного, их задачи не пересекаются. Кадровику не нужны данные из всех отчетов организации, а бухгалтер не будет контролировать кадровика.
Чтобы организовать работу специалистов в этом случае, администратору учетной записи надо:
— подключить модификатор «Разграничение прав доступа» — он поможет настроить права кадровику: закрыть доступ к работе со всеми ведомствами, кроме СФР и Росстат.
— добавить кадровика как нового пользователя по инструкции и настроить его права.
Проверить, подключен ли у вас модификатор «Разграничение прав доступа», и оплатить его при необходимости вы можете самостоятельно в разделе Экстерна «Управление тарифом».
Вариант 3. Один из бухгалтеров заболел или уходит в отпуск
Один из бухгалтеров заболел или уходит в отпуск
Иногда требуется, чтобы разные пользователи могли совместно работать над одними и теми же отчетами в Экстерне. Например, когда специалистам нужно подменять друг друга — если один работник отсутствует, другой может завершить подготовку отчета и отправить его.
Чтобы такие ситуации не выбивали коллектив из колеи, администратору учетной записи в Экстерне нужно подключить модификатор «Групповая работа» и добавить пользователей по инструкции. Вы сможете сразу добавлять новых пользователей в группы — например, для подготовки отчетности в конкретное ведомство, для отдельной организации и т.д. У всех участников группы будет общий список отчетов, над которыми они смогут работать совместно. Это позволит сотрудникам подменять друг друга в любой момент.
Подключить модификатор и докупить нужное число пользователей, если вы исчерпали лимит своего тарифа, можно онлайн в разделе «Управление тарифом».
Вариант 4. Бухгалтер готовит отчет, а директор его подписывает
Бухгалтер готовит отчет, а директор его подписывает
Решение в этой ситуации зависит от того, будет ли руководитель что-то исправлять в отчетности или лишь подписывать документы.
Директор будет править и подписывать отчетность
Администратор учетной записи должен:
— подключить модификаторы «Групповая работа» и «Разграничение прав доступа»;
— добавить директора в многопользовательский режим по инструкции;
— с помощью модификаторов включить директора во все нужные группы, чтобы он мог работать с отчетами, и дать ему право заполнять и подписывать отчеты во все контролирующие органы по нужным организациям.
Директор будет только подписывать отчеты
Включать директора в многопользовательский режим в этом случае не нужно, ведь для таких случаев в Экстерне есть сервис «Дистанционное подписание отчетности». С ним бухгалтер может отправлять отчеты на подпись директору, а тот не сможет ничего исправить в отчете, лишь оставить комментарии или подписать своим сертификатом.
Настроить сервис помогут инструкции, подключить его вы можете самостоятельно онлайн прямо в Экстерне.