Как работать с сертификатами ФНС в Экстерне

Поправки в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» повлияют на всех, кто сдает отчетность через интернет. Рассказываем, в чем суть изменений, как они отразятся на работе пользователей Экстерна и что важно знать уже сейчас, чтобы избежать проблем.

 

Все о новых правилах выдачи электронных подписей ФНС читайте здесь >>>

 

Как работать в Экстерне с новыми сертификатами ФНС

(для подробного просмотра нажмите на крестик):

Как настроить сертификат УЦ ФНС
Для работы с сертификатами ФНС нужно установить на рабочее место КриптоПро CSP и программы с нашего Установочного Веб-диска (i.kontur.ru) Для действующих клиентов, которые планируют работать в Экстерне с сертификатом ФНС, схема следующая:

— Если есть Рутокен Лайт, ранее выданный в СЦ, то сертификат ФНС можно записать на этот носитель. Общий размер Рутокена Лайт — 64 Кб, на него можно записать до 15 контейнеров с сертификатами.
Подойдут носители: Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ и другие, которые соответствуют требованиям ФСБ или ФСТЭК.

Обратите внимание! В некоторых регионах инспекции просят пустой токен. В таком случае рекомендуем пользователям скопировать все контейнеры с сертификатами и ключами, чтобы в дальнейшем иметь возможность расшифровать свою отчетность или включить в Экстерне режим хранения расшифрованных документов. Также рекомендуем установить на компьютер Контур.Архив, который сохраняет и расшифровывает документы из отчетности в ФНС, ФСС, Росстат, а также требования ФНС, формализованные ответы на них и первичные (подтверждающие) документы к отчетам. Контур.Архив скачивает и расшифровывает документы за выбранный период, а затем продолжает загружать новые документы из Экстерна. С этой программой у Вас всегда под рукой будет полный актуальный архив отчетности!

— Если токена нет, его нужно приобрести в СЦ.

Лицензию СКЗИ КриптоПро CSP нужно покупать отдельно. Лицензия нужна на каждое рабочее место, с которого будет вестись работа с КЭП ФНС. В Контуре можно купить лицензию КриптоПро на 12 месяцев или бессрочную.

Как использовать сертификат УЦ ФНС для входа в Экстерн
В большинстве случаев, когда клиент будет первый раз входить в Экстерн с сертификатом ФНС, произойдет автоматическая привязка этого сертификата к его учетной записи. То есть у вас не возникнет трудностей со входом.

Как действовать, если автопривязка не сработает:

1. Вы увидите диалоговое окно, в котором мы предложим зайти в свою учетную запись другим способом. Если у вас еще есть старый действующий сертификат или если вы задали логин-пароль-телефон, то вы сможете зайти в свою учетную запись, а Экстерн автоматически привяжет новый сертификат для входа.
2. Если диалоговое окно с вариантами действий не появится, но у вас есть альтернативный способ входа по логину-паролю, по телефону или со старым действующим сертификатом, то вы сможет зайти в учетную запись. И уже после этого вы должны сами привязать свой новый сертификат для входа в Личном кабинете Портала. Чтобы зайти в Личный кабинет Портала, нужно кликнуть на ФИО пользователя в Экстерне.
экстерн
экстерн

3. Если вы не сможете зайти с помощью указанных выше вариантов, обращайтесь в техподдержку 8 (800) 500-70-75

Как выбрать сертификат для подписи
Отчетность в ФНС, Росстат
Чтобы отчитываться в ФНС и Росстат, абонент должен выбрать сертификат, которым будет подписывать документы — сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, или сертификат физлица — в реквизитах плательщика как сертификат для подписи. Это можно сделать по инструкции на сайте.

Отчетность в ПФР
Чтобы отправлять отчетность в ПФР, абоненту, как и раньше, нужно будет сначала передать в ПФР регистрационные данные с информацией о сертификате. Это можно сделать по инструкции. При этом абонент сможет выбрать в списке сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, или сертификат физлица.

При отправке отчета СЗВ-ТД, а также документов ЗПЭД и УПУП, сертификат нужно выбирать перед отправкой — для выбора появятся сертификаты физлица и сертификаты ФНС.

Абонентам, которые отправляют в ПФР только отчеты СЗВ-ТД, регистрационную информацию можно не отправлять.

Отчетность в ФСС
При отправке отчетности страхователь может выбрать сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, или сертификат физлица в списке.

Если сотрудник будет отправлять документы с сертификатом физлица, ему необходимо, как и прежде, сначала зарегистрироваться на портале ФСС и передать в ФСС бумажную доверенность старого образца. Это можно сделать по инструкции.

Многопользовательский режим работы в Экстерне
Сейчас у клиентов Экстерна часто несколько разных сотрудников работают с одним и тем же сертификатом — обычно это сертификат руководителя, потому что они не хотят выпускать доверенности. То есть в Экстерн разные сотрудники заходят под одним и тем же пользователем. Но мы предполагаем, что многие клиенты откажутся от этой схемы работы, так как не смогут копировать сертификат руководителя. Им придется вместо одного пользователя завести столько пользователей, сколько реально будет работать в Экстерне. В итоге честный многопользовательский режим станут применять чаще.
Раньше для создания пользователя в Экстерне требовалось купить рабочее место и сертификат. Сейчас мы позволяем добавлять дополнительных пользователей, не выпуская на них сертификат в процессе покупки, потому что у них уже может быть сертификат физлица (теперь при переходе в разные организации у абонента будет оставаться на руках один и тот же сертификат физлица).
Как добавить нового пользователя (с сертификатом или без):
1. Сотрудник с правами администратора в Экстерне заполняет приглашение, где указывает e-mail нового пользователя, и высылает его.
2. Человек может принять приглашение, сразу же войти в Экстерн и привязать свой сертификат для входа. И затем сможет входить либо по сертификату, либо по логину-паролю. Так у нового пользователя сразу появится альтернативный способ входа, который позволит ему при необходимости восстановить доступ к учетной записи.

Решения для многопользовательской работы в Экстерне
В июле будут изменения в тарифах для многопользовательского режима. Каждый тариф будет включать определенное количество пользователей. В некоторые тарифы войдут возможности групповой работы и разграничения прав доступа для пользователей.
Если вам будет недостаточно возможностей в рамках тарифа, то с помощью модификатора многопользовательского режима можно будет приобрести дополнительное количество пользователей, настройку прав доступа и возможность групповой работы.
Дополнительные пользователи смогут входить в Экстерн удобным способом: с сертификатом, по логину и паролю или указав код из СМС. Подробнее о новой тарификации мы расскажем позже, следите за новостями.

Электронные доверенности

С 1 января 2022 года сотрудники организаций смогут получать и использовать только сертификаты физлиц. В таком сертификате не указана организация, только ФИО сотрудника. Чтобы представлять организацию и подписывать от ее имени документы, сотрудник должен будет прикладывать машиночитаемую доверенность (МЧД). Однако МЧД еще не готовы. Окончательные нормативно-правовые акты появятся ближе к июлю. После этого порталам, площадкам и нашим сервисам нужно будет научиться работать с этими доверенностями. По факту получается, что первой системой, которая научится работать с МЧД — это будет ФНС.

Электронные доверенности для отчетности в ФНС
Электронная доверенность подтверждает, что физлицо имеет полномочия сдавать за организацию какие-либо документы в ФНС. Она должна быть подписана сертификатом руководителя, выданным в УЦ ФНС.

Электронная доверенность заменит текущую бумажную доверенность с подписью руководителя. Как именно сотрудник будет подтверждать свои полномочия, прописанные в электронной доверенности, расскажем позже.

Формат электронной доверенности представителя налогоплательщика для отправки отчетности в ФНС прописан в проекте приказа и начнет действовать с 1 июля 2021 года. Однако вся новая схема работы — с переходом на сертификаты физлиц и электронные доверенности станет обязательной только с 1 января 2022 года. Есть еще полгода переходного периода, когда будут действовать и старый и новый сценарии.

Как отправить электронную доверенность в ФНС
На скриншотах, которые показаны ниже — прототипы. Итоговая версия в Экстерне может выглядеть иначе.
В Экстерне в «Реквизитах плательщика» в блоке «Подписание документов» можно будет выбрать сертификат физлица и затем нажать на кнопку «Добавить доверенность».

экстерн
ВЫ сможете выбрать варианты:

«Заполнить» — появится окно, куда надо внести данные.
«Есть принятая электронная доверенность» — если сотрудник организации раньше уже работал в другой системе отчетности с сертификатом физлица, то может просто ввести данные действующей электронной доверенности.
Руководитель сможет выдать права на отправку отчетности в конкретную ИФНС, а не во все сразу, но по умолчанию мы будем считать, что доверенность действует во всех ИФНС.

Как подписать и отправить электронную доверенность

Здесь может быть две ситуации:

— Если у бухгалтера есть сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, тогда нужно выбрать кнопку «Подписать и отправить». Например, руководитель находится в соседней комнате и можно попросить его подойти со своим сертификатом.
— Если у бухгалтера нет сертификата руководителя от УЦ ФНС, он нажимает на кнопку «Запросить подпись», в открывшемся окне указывает e-mail руководителя, при желании оставляет комментарий и нажимает «Отправить».
экстерн

В «Реквизитах плательщика» будет отражено, какого числа был отправлен запрос на подпись руководителю, а в списке организаций — показан статус «Доверенность ожидает подписи».
Когда руководитель получит письмо, ему надо будет нажать на кнопку «Подписать». На главной появится уведомление «Руководитель подписал доверенность, осталось отправить ее в ФНС» — по клику откроется лайтбокс доверенности, где надо нажать на «Отправить» и подождать ответ от ФНС.
Если от ФНС пришел отказ, можно перейти в документооборот, кликнуть на уведомление об отказе и посмотреть причину. Затем надо переоформить доверенность.

Если ФНС приняла доверенность, сотрудник теперь может отчитываться за организацию. Данные из доверенности будут подтягиваться в сообщение о представительстве, которое прикрепляется к каждому документообороту.

Как отозвать электронную доверенность
Электронную доверенность нужно отозвать, например, если физлицо уже не работает в обслуживающей бухгалтерии и не должно иметь полномочий подписывать документы за организацию.

Отзыв электронной доверенности — формализованный документ, который надо подписать сертификатом руководителя, выданным УЦ ФНС.

В окне подписания документов под строчкой с доверенностью есть ссылка «Отозвать», нужно указать данные в открывшемся окне, подписать и отправить форму или запросить подпись от руководителя. Когда от ФНС придет ответ, что отзыв принят — доверенность перестанет действовать.

 

Наши рекомендации пользователям Экстерн

 

Обязательно настройте альтернативный способ входа в Экстерн. Это позволит избежать ситуации, когда вы не сможете зайти в систему. Рекомендуем заполнить в личном кабинете Экстерна в «Настройках входа» почту, пароль и телефон. Это можно сделать по инструкции (лучше указывать номер телефона, так как его вы точно не забудете и всегда сможет войти в Экстерн, даже если не вспомните логин).

Чтобы даже в переходный период при смене сертификата у вас был доступ к своим документам из отчетности в ФНС и Росстат, надо включить настройку «Хранение расшифрованных отчетов». Для этого рекомендуем установить на компьютер Контур.Архив (бесплатная программа для абонентов Экстерна для хранения копий всех документов на компьютере), который сохраняет и расшифровывает документы из отчетности в ФНС, ФСС, Росстат, а также требования ФНС, формализованные ответы на них и первичные (подтверждающие) документы к отчетам. Контур.Архив скачивает и расшифровывает документы за выбранный период, а затем продолжает загружать новые документы из Экстерна. С этой программой у вас всегда под рукой будет полный актуальный архив отчетности.

Не стоит волноваться! Выпущенные сертификаты будут работать до 1 января 2022 года, а возможно, и до конца их действия. Мы предполагаем, что если ФНС не успеет к 1 января 2022 года выдать новые сертификаты всем юрлицам и ИП, а также внедрить механизм машино-читаемых доверенностей (МЧД), то будет переходный период, когда старые сертификаты продолжат действовать.
Если вы будете перевыпускать текущий сертификат до 1 января 2022 года, мы рекомендуем получать его не в ФНС, а у нас. Наши сертификаты включают специальные расширения (OIDы), поэтому вы сможете работать с ними и в других информационных системах, например, на порталах Росреестра и Центра реализации, на торговой площадке UTender и так далее. Налоговая будет выдавать сертификаты без OIDов!

 

Подключите Контур.Экстерн —
пользуйтесь 3 месяца сервисом бесплатно