Нужен ли ЭДО в работе на маркетплейсах?

Электронный документооборот (ЭДО) — это способ обмена электронными документами по телекоммуникационным сетям связи. Для того чтобы обмен был безопасным и конфиденциальным, используются системы ЭДО. В числе таких сервисов — ЭДО Диадок. Оператор системы — СКБ Контур.

В системах ЭДО весь документооборот — создание, обработка, отправка, хранение — осуществляется в электронном виде. Благодаря этому:
— документы доставляются получателю за секунды,
— сокращаются расходы на печать, содержание архива, почтовые, курьерские услуги,
— работа с документацией возможна из любой точки мира,
— данные защищены от несанкционированного доступа,
— документы легко найти и выгрузить, например при подготовке к сдаче отчетности.
Возможности Диадока позволяют ускорить получение закрывающих документов и оплаты, отслеживать статус каждого документа, уменьшить число ошибок. В сервисе можно обмениваться любыми документами, в том числе по маркируемым товарам.

Юридическую силу документам дает квалифицированная электронная подпись (КЭП). Она равнозначна собственноручной подписи, подтверждает личность подписанта, гарантирует отсутствие изменений в файле. Получить КЭП можно в удостоверяющем центре Контура.

ЭДО помогает маркетплейсам справляться с возрастающим потоком документации, а поставщикам — своевременно получать нужные для бухгалтерии документы.
В системе ЭДО Диадок компании-продавцы используют и другие преимущества электронного документооборота:

— сокращение затрат на оформление, печать, передачу документов,
— быстрое получение закрывающей документации от торговой площадки,
— надежное хранение файлов,
— использование шаблонов документов,
— проверку форматов документов и срока действия КЭП перед отправкой,
— исключение потерь файлов за счет дублирования на разных серверах.

С ЭДО малый, средний и крупный бизнес может работать с любыми маркетплейсами, расширяя свое присутствие на рынке и повышая доходность.
Также пользователи Диадока могут обмениваться электронными документами и с другими контрагентами. Настроить взаимодействие можно в том числе с клиентами других операторов ЭДО.

Перед началом работы с любым маркетплейсом следует ознакомиться с условиями подключения. У каждой торговой площадки есть требования к самим поставщикам и взаимодействию с маркетплейсом. Обычно подробные инструкции можно найти на официальном сайте заинтересовавшей площадки.

AliExpress Маркетплейс ежемесячно формирует пакет закрывающих документов, в который входит акт об оказанных услугах, счет-фактура на комиссию AliExpress, отчет о продажах и об услугах Почты России. Для обмена документацией в электронном виде поставщики подключаются к системе ЭДО Диадок, отправив приглашение маркетплейсу в разделе «Контрагенты». При работе с другим оператором ЭДО потребуется настройка роуминга.

Ozon ЭДО используют компании, которые занимаются продажей ювелирных изделий и товаров, подлежащих маркировке в системе Честный ЗНАК или сертификации в ГИС «Меркурий». Также только через ЭДО возможны поставки на склады в Твери и Хоругвино, распределительный центр и магазины-склады, получение закрывающей документации и возврат товара.

Wildberries Малый бизнес, работающий без НДС, направляет электронные документы через портал маркетплейса. Однако крупные и средние компании на ОСНО обмениваются с площадкой документами, в том числе счетами-фактурами, только через сервис ЭДО.

Lamoda У маркетплейса есть требования к оформлению электронных ТОРГ-12 и УПД. Если товар подлежит обязательной маркировке, то передача осуществляется только через УПД. Необходимо корректное заполнение полей, совпадение артикулов товаров в ТОРГ-12 с артикулами в Seller Center (SellerSku) и соблюдение других правил.

Яндекс.Маркет Для получения и обработки электронных документов от платформы необходимы регистрация в системе ЭДО и наличие сертификата КЭП. Маркетплейс сам направляет приглашение к обмену электронными документами. Получить его можно двумя способами:

Подтвердите намерение подключить ЭДО в личном кабинете маркетплейса на странице «Бухгалтерия» — «Закрывающие документы».
После подключения к оператору ЭДО дождитесь приглашения. Маркет отправляет их новым продавцам дважды в месяц.
Закрывающие документы будут приходить по ЭДО от Яндекс.Маркета раз в месяц.

На российском рынке разработок предложены разные системы электронного документооборота. Однако крупные маркетплейсы сотрудничают напрямую с ограниченным количеством операторов ЭДО. Это значит, что для обмена документами с другими сервисами ЭДО компаниям понадобится настройка роуминга. Она может замедлить процесс подключения.

ЭДО Диадок напрямую сотрудничает с основными торговыми онлайн-платформами — Ozon, Lamoda, Wildberries, Aliexpress, Яндекс.Маркет. Благодаря этому:
— подключение занимает минимум времени,
— не требуется использование роуминга,
— поддерживаются все форматы документов,
— возможна сверка взаиморасчетов,
— доступна работа с УПД, которые содержат сведения о маркированных товарах,
— каждый документ имеет актуальный статус,
— подписать документ можно в мобильном приложении,
— техподдержка быстро ответит на вопросы, поможет с настройкой и дальнейшей работой.

Диадок — решение Контура, экосистемы для бизнеса. Контур создает программное обеспечение с 1988 года и помогает клиентам тратить меньше времени на рутину, упрощать взаимодействие с госорганами и контрагентами. Диадок работает с 2010 года, он стал одним из первых сервисов ЭДО в России, раньше всех запустил международный электронный документооборот и получил статус лучшей системы ЭДО, выиграв национальную премию «Цифровые вершины».

Диадок предоставляет полноценную функциональность в веб-версии, которая не требует установки дополнительного программного обеспечения. Также сервис можно интегрировать с учетной системой 1С. Это позволит работать с электронными документами напрямую из 1С в привычном интерфейсе, минимизировать число ошибок и облегчить работу отдела бухгалтерии.

У ряда маркетплейсов, например Wildberries, есть особые требования к документам. В таких случаях в интеграционный модуль Диадока вносятся необходимые доработки.

С сервисом ЭДО Диадок вы быстро начнете работу с интересуемым маркеплейсом. Эксперты системы помогут с подключением и настройкой документооборота с площадкой, а также обеспечат поддержкой в дальнейшем.