9 возможностей Экстерна для ведения учета плательщикам НДС на УСН

В разделе «Учет» → «Реквизиты и настройки» → «Реквизиты учета» на вкладке «Общие» можно указать ставку НДС. Для отслеживания изменений ставки предусмотрена галочка «Изменилась в течение года».
 

Экстерн автоматически отслеживает полученные доходы. Если они превысят 20, 272,5 или 490,5 млн руб., в разделе «Учет» появится предупреждение о том, что нужно поменять ставку НДС в реквизитах.

В разделе «Учет» при заполнении сведений о купленных или проданных товарах можно выбрать ставку НДС и применить вычет в зависимости от категории плательщика НДС.

Упрощенцы, не освобожденные от НДС, должны составлять счета-фактуры по облагаемым операциям, а также при получении аванса в счет предстоящих поставок товаров.

❗ Если получение аванса и отгрузка товара происходят в одном квартале, выставлять счет-фактуру на аванс не обязательно — такие разъяснения дала налоговая в методических рекомендациях.

Счет-фактуру выписывают в течение 5 календарных дней с момента передачи (отгрузки) товара, выполнения работ или оказания услуг. Авансовые счета-фактуры оформляются в течение тех же 5 календарных дней, но уже с момента получения оплаты в счет будущих поставок, выполнения работ, оказания услуг.

При заключении сделки в Экстерне можно сразу же оформить счет-фактуру по актуальной форме.

В разделе «Учет» → «Налоговый учет» → «Книги и журналы» есть возможность сформировать и распечатать книги покупок и продаж.

В разделе «Налоговый учет» Экстерн уменьшит доход УСН на НДС. Если организация не платит НДС, применяет ставку 5% или 7%, сервис автоматически включит уплаченный НДС в расходы. Если организация платит НДС 20% (с 2026 года — 22%), то сервис автоматически исключит НДС из расходов.

В разделе «Учет» → «Управленческие отчеты» Экстерн автоматически рассчитает вычет и налог к уплате, а также расшифрует полученные суммы. Сервис даст подсказки, как уменьшить НДС и снизить риск штрафа.

Экстерн напомнит о сроках сдачи декларации и автоматически подготовит ее по данным учета. Чтобы отправить отчет, откройте задачу по НДС и в строке «Заполнение данными» отметьте пункт «из учета». Нажмите «Создать» — откроется страница мастера НДС. Наведите на строку «Разделы 1—7», нажмите «Редактировать» и начните заполнять форму.
 

 
1 — подготовьте декларацию
1. Данные на титульном листе Экстерн заполнит автоматически из «Реквизитов плательщика».
2. Заполните разделы 1—7. В форме есть встроенные справочники ОКТМО и КВО. Если возникли вопросы, в каждом разделе есть ссылка на порядок заполнения и подсказки. Сервис автоматически рассчитает итоговые суммы НДС на основе введенных данных.
3. Нажмите «Проверить». Если в декларации нет ошибок, нажмите «Закрыть» и переходите к созданию приложений.
 

 
2 — заполните приложения
1. Нажмите «Загрузить из файла» или «Заполнить в системе», выберите приложения из списка и нажмите «Добавить».
2. Наведите на строку с нужным разделом и нажмите «Редактировать».
3. Заполните сведения по сделке. Если нужно добавить столбцы, нажмите на двойную стрелку и кликните на значок карандаша. В строке можно добавить записи, если в сделке участвовало несколько продавцов или у вас есть несколько документов об оплате. Для этого нажмите на «плюс» и внесите данные ниже.

Чтобы заполнить сведения по нескольким операциям, нажмите «Добавить сделку. Данные в строках можно копировать и удалять. Если вы забыли внести сделку, слева нажмите на три точки и выберите «Добавить строку выше» или «Добавить строку ниже». После заполнения сведений Экстерн рассчитает общую сумму НДС.
 

 
Если вам нужно проверить данные по одному КВО или найти сведения за определенный период, нажмите на нужный столбец и отфильтруйте данные. Кроме этого, в разделе можно найти счет-фактуру по номеру и автоматически пронумеровать строки.
 

 
3 — проверьте данные
На странице мастера НДС Экстерн автоматически проверяет наличие ошибок и предупреждений в декларации и приложениях, а также расхождения с контрагентами.
Нажмите на значок принтера, чтобы распечатать декларацию и приложения на утвержденном бланке или в формате Excel для дальнейшей работы с документом.
 

 
4 — отправьте декларацию в ФНС
Если в декларации и приложениях нет ошибок, нажмите «Проверить и отправить». После того, как ФНС обработает декларацию, вы увидите уведомление на главной странице Экстерна.

Первый раз компании на УСН сдавали декларацию по НДС за 1 квартал 2025 года. Начиная с этого периода декларация сдается по форме, утвержденной Приказом ФНС РФ от 05.11.2024 N ЕД-7-3/989@. Для плательщиков УСН в ней предусмотрены поля для исчисления НДС по ставкам 5% и 7%.

В 2026 году изменится формат представления пояснений к налоговой декларации по НДС в электронной форме. Изменится таблица 4.58 «Сведения по строке из книги покупок (дополнительных листов книги покупок)» и таблица 4.63 «Сведения из счетов-фактур, выставленных лицами, указанными в пункте 5 статьи 173 Налогового Кодекса РФ». Также будет добавлена новая таблица 4.64.1 «Сведения о документе, подтверждающем уплату налога».

В Экстерне актуальные формы отчетов появляются к срокам их сдачи. При проверке сервис учитывает актуальные правила заполнения и сверяет их с данными из других отчетов.

После того, как вы отправите декларацию по НДС, инспекция может прислать требование о представлении пояснений. В Экстерне есть таблица требований — благодаря ей вы сможете отслеживать статус работы с требованием и не пропустите отправку ответа. Подготовка ответа не займет много времени: система перенесет данные из требования, распознает загруженные документы или загрузит их из Диадока.

1. Чтобы отправить ответ на требование, в разделе «Новое» → «Требования» → «Все требования» выберите нужное требование и нажмите «Ответить на требование».

2. Выберите «Заполнить ответ на требование» — сервис автоматически заполнит разделы формы ответа данными из поступившего документа.

3. Если к ответу нужно приложить файлы, выберите «Отправить истребуемые документы» — Экстерн распознает номер принятого требования и вид документа, который вы загрузили в сервис.