Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно — быстро и удобно!
Позвольте рассказать, как это все устроено, с примерами.
Кому нужны электронные документы
Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.
Малому и среднему бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день получения документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров. Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.
Что такое электронный документ
Электронный документ — это обычный ворд или пдф файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом. Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил.
Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить — подпись будет недействительной.
Как перейти на электронный документооборот
Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Поэтому, вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами и прочими документами через специальные сервисы, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами (ЭДО) электронного документооборота.
Одним из таких операторов ЭДО является Контур.Диадок
Подключившись к Диадоку, вы сможете:
— Получать документы в день выставления.
— Не отправлять подписанные документы обратно — их достаточно будет подписать в Диадоке.
— Обмениваться электронными документами не только с нашей компанией, но и с другими контрагентами. Чтобы найти своих контрагентов в Диадоке, загрузите список ИНН в разделе «Контрагенты».
— С помощью модуля Диадока получать и подписывать документы прямо в 1С, вам останется только провести их.
— Бесплатный Роуминг с операторами, например с Тензором («Сбис ++»). Обмен документами с пользователями других систем ЭДО через роуминг.
— Бесплатное и бессрочное хранение документов на защищенных серверах Контура.
Для наших клиентов ВСЕ входящие документы бесплатные + бесплатно отправляйте 50 своих документов в год. Далее по тарифам.
Документы имеют полную юридическую силу, как и бумажные документы, заверенные подписью руководителя и печатью организации. Этот сервис полностью бесплатен для Вас — как входящие звонки на мобильном телефоне. Но зато позволяет обмениваться договорами, актами, накладными и счетами-фактурами с контрагентами из любого города России не выходя из офиса!
Все что нужно для подключения — это любая квалифицированная электронная подпись вашей организации или ИП.
Если через год Вы будете продлевать свою действующую эл. подпись, то тогда Вам не нужно будет ехать в офис СКБ Контур за документами — они будут отправлены через Диадок, а также получить новую подпись Вы сможете полностью самостоятельно на своем компьютере без отправки сканов заявлений по почте.
В заключение рекомендуем посмотреть ознакомительное видео о сервисе Контур.Диадок.