Что нужно знать про электронный документооборот и как на него перейти.

Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно — быстро и удобно!
Позвольте рассказать, как это все устроено, с примерами.

Кому нужны электронные документы

Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

Малому и среднему бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день получения документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров. Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.

Например:

У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.
А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.

Что такое электронный документ

Электронный документ — это обычный ворд или пдф файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом. Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил.

Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить — подпись будет недействительной.

Например:

Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит — оп! — изначальная подпись на этом договоре сломалась. Значит, что-то исправили, злодеи.
Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Поэтому, вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами и прочими документами через специальные сервисы, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.

Одним из таких операторов является Контур.Диадок .

Подключившись к Диадоку, вы сможете:
— Получать документы в день выставления.
— Не отправлять подписанные документы обратно — их достаточно будет подписать в Диадоке.
— Обмениваться электронными документами не только с нашей компанией, но и с другими контрагентами. Чтобы найти своих контрагентов в Диадоке, загрузите список ИНН в разделе «Контрагенты».
— С помощью модуля Диадока получать и подписывать документы прямо в 1С, вам останется только провести их.
— Бесплатный Роуминг с операторами, например с Тензором («Сбис ++»). Обмен документами с пользователями других систем ЭДО через роуминг.
— Бесплатное и бессрочное хранение документов на защищенных серверах Контура.

Для наших клиентов Контура ВСЕ входящие документы бесплатные, + бесплатно отправляйте 50 своих документов в год. Далее по тарифам.

Документы имеют полную юридическую силу, как и бумажные документы, заверенные подписью руководителя и печатью организации. Этот сервис полностью бесплатен для Вас — как входящие звонки на мобильном телефоне. Но зато позволяет обмениваться договорами, актами, накладными и счетами-фактурами с контрагентами из любого города России не выходя из офиса!

Все что нужно для подключения — это любая квалифицированная электронная подпись вашей организации или ИП.

Если через год Вы будете продлевать свою действующую эл. подпись, то тогда Вам не нужно будет ехать в офис СКБ Контур за документами — они будут отправлены через Диадок, а также получить новую подпись Вы сможете полностью самостоятельно на своем компьютере без отправки сканов заявлений по почте.

 

 

В заключение рекомендуем посмотреть ознакомительное видео о сервисе Контур.Диадок.